Excel基本知识讲述.ppt

Excel基础知识 数据输入 输入文本 输入数字 输入日期和时间 输入公式 同时在多个单元格中输入相同数据 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 提高输入速度 输入文本 文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。 输入文本 如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（’），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。 如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。 如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。 输入数字 在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。 在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。 在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号( )中。 Excel2000只保留15位的数字精度。 输入日期和时间 Excel将日期和时间视为数字处理。 如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。 如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。 时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。 如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。 输入公式 Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。 同时在多个单元格中输入相同数据 选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。 在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 选定需要输入数据的工作表。 再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。 在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。 然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。 提高输入速度—记忆式输入 如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。 Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。 提高输入速度—选择列表 在输入数据时，按ALT+↓键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。 提高输入速度—自动更正 在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。 选定“键入时自动替换”选项。 在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。 在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。 单击“添加”按钮。 提高输入速度—序列填充 填充数字、日期或其他序列 选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。 选定包含初始值的单元格。 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。 如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。 提高输入速度—自定义序列 如果已经在工作表输入了将要作用填充序列的数据清单，要选定工作表中相应的数据区域。 打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在对话框中再单击“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。 单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单。 如果要键入新的序列列表，要选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按ENTER键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。 单击“确定”。 工作表的格式设置 设置文本格式 设置数字格式 设置日期和