会计人员的Excel表格常用操作概要.doc

会计人员的Excel表格常用操作 财务部：XXX 文本输入的几种解决方法 1、在A1单元输入号码时，在前面先输入’号，就是：’123456789012345,这样单元格会默认为该单元为文本方式，会完整显示出15个号码来，而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了。 2、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显示的话，而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元A1：A100输入了号码，按以下步骤做：》选择单元A1：A100》0’即可，轻松搞定，呵呵！！ 举例说明 实际讲课中实际操作说明一下，便于理解 几个工作表生成一个打印文件一次打印 解答：先按 Ctrl键 + 其它要一起打印的工作表 就会成为一个群组,打印的页数可延续到下一个Sheet 几个工作表生成一个打印文件一次打印 如果要全部打印，可以用右键单击，选中全部报表，就可以全部打印了。 举例说明 实际讲课中实际操作说明一下，便于理解 round函数 取小数位数：不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的数计算。如：1.2345，你显示两位，为1.23，而实际他是按1.2345去计算的，要用round函数，round(数据,2)即可。就是无论用什么函数都要在最外面加上 round(),不然的话因为那一两分钱会造成报表不平。 如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算。 再有两条经验 1、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用 “合并单元格” 以免以后使用函数麻烦； 2、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是用来打印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可以，大了就不好办了。 冻结窗格 ?第 1 行中的列标题。 ?向下滚动一两行之后将看不见列标题 ?在“窗口”菜单上单击“冻结窗格”。 ?通过一条水平线将标题与其余部分分开。 若要使标题随时可见，可以使标题原地冻结在窗格中，从而将工作表分成两部分。这样，当滚动工作表的其余部分时，标题窗格会固定在原来的位置。 若要冻结工作表窗格，可以在工作表中选中这部分窗格，再单击“窗口”菜单上的“冻结窗格”。 下图是冻结后的结果。标题与工作表数据由一条水平线分开，标题显示在第 10 行的上面。 冻结窗格图表 示例 同时比较两个工作簿。 假如有两个工作簿，一个是销售部门的预算，另一个是市场部门的预算。您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别。 如图所示，“窗口”菜单中显示两个工作簿已经打开。由于“Marketing”在视图中，所以第二个工作簿的名称“Sales”列在“并排比较”命令中。若要同时看到这两个工作簿，可以单击“与 Sales.xls 并排比较”。 同时比较两个工作簿图表 示例 同时比较两个工作簿技巧 将同时打开两个工作簿中的工作表，一个在窗口的上部，另一个在窗口的下部。在 Excel 中，并排就是水平并排，但只要您愿意，可以将它们的位置从水平并排更改为垂直并排。 当滚动第一个工作表时，第二个工作表也在一起滚动，并且与之同步，这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的区别。 技巧??? 窗口上部的工作表是单击“并排比较”命令时已在视图中的工作表。 可以从工作表的上部或下部开始导航。只需要在希望导航的工作表中单击，将该工作表的滚动条激活。 单击“视图”窗口上的“显示比例”，可以同时放大这两个工作表，以便更清楚地查看数据。 拓展：这个技巧同时适用于WORD文档。有兴趣可体验一下。 求和1 ?选中的数字。 ?窗口底端状态栏中的总和 求和2 您不用考虑如何计算所选数字的总和，因为结果已自动显示在窗口底端的状态栏中：求和 =￥235.35。 选择数字时，Excel 会对数字自动求和，并将结果显示在状态栏中。 提示???所选数字不必排列在一起，也不必处于同一行或同一列中。按下 Ctrl 键再选中每个数字，就可以对工作表中任意位置的数字进行求和。 其他自动计算功能 ?单击快捷菜单上的“平均值”。 ?在状态栏上求和将更改为求平均值。 各种自动计算功能 需要平均值吗？请选中数字，然后用鼠标右键单击状态栏，再单击快捷菜单上的“平均值”，这样将得到算术平均值。执行该操作后，状态栏中的答案从求和变为“平均值 =￥39.23”。 如果希望执行其他操作，只要单击快捷菜单上其他选项之一，如“最大值”或“最小值”，就可以计算出此范围内的最大值或最小值。 一次键入，自动填充 一次键入，自动填充 如果需要很多次重复键入一年中的前六个月，则可轻松完成这项操作。 键入“一月”，这样 Excel 就知道您要做什么了。 选中“一月”单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形 (+)。 在填充范围