合同管理工作流程课案.doc

第三章 合同管理工作流程 一、合同管理的目的 《商品房买卖合同》及其一系列附件是客户与公司法律责任的载体，是保障双方利益的前提，所以《合同》合法、规范地签署是至关重要的，合同管理就是要按相关的规定，监控及执行《合同》的制订、签署、移交、存档等一系列的工作。 二、该项工作的联系部门：法务部、项目部、财务部、银行、物业服务中心。 行政室内部衔接板块：价格板块、按揭板块、收楼板块、办证板块。 三、工作流程及时间安排 （一）前期准备工作流程 1、流程图 2、项目工作联系人上报，相关法律文件、流程、合同、合同附件及合同的填写范本应有法务部，以及项目部的签名确认。 （1）新项目必须至少提前4个月确定该项目与项目开发部（或同职能部门）的工作联系人、负责银行按揭及负责合同工作的人员名单并提交至销售管理部，由销售管理部将名单转送项目部、法务部，如有人员变更，要及时上报销售管理部（与项目开发部（或同职能部门）（或同职能部门）部和法务部沟通的人员可确定管理层1名、行政办1名）。 （2）开售前四个月下发通启至法务部、项目开发部（或同职能部门）、管理公司，通知楼盘开售的时间，及要求项目开发部（或同职能部门）在规定时间内制定《前期业务咨询》、商品房买卖合同及附件附录的调查表》、当地政府版本的《商品房买卖合同》。销售中心须收集齐备以上开发部提供的所有资料及由销售中心填写，营销负责人签名确认《项目实体问题调查表》后方可发业务联系单至提供至法务部，以便法务部制定相关法律文件（部门负责人签名确定）。开售前一个月左右，法务部必须提供已确定的各项法律文件（合同的附件、补充协议、质量保证书和其它应付款项明细备注、委托办理权属登记协议书等），以便落单（提供电子文档及打印版）印制合同附件及《前期服务协议》、《临时管理规约》。 注：《前期物业服务协议》和《临时管理规约》的版本主要是由管理公司提供，版本必须有该楼盘管理公司负责人及律师负责人签名确认。 （3）新项目在开始进行项目筹备工作时就要开始收集当地的法律法规（如工商、物价、国土、项目开发部（或同职能部门）（或同职能部门）等行政部门的政策要求）并至少在开售前3.5个月提交销售管理部。各新项目在项目筹备或销售过程中要提高对地方行政法规的敏感度，密切关注、收集政策变化信息，及时上报或提交相关部门制定应对措施。 （4）新项目必须于开盘前四个月详细了解项目当地其他开发商关于公共基础配套设施（包括但不限于供水、供电、供暖气、供燃气设施）的惯常操作情况,以供本项目确定基础配套设施的交付标准等事宜提供参考。书面咨询市政配套部、项目开发部（或同职能部门）等相关横向部门我司关于新项目公共基础配套设施的规划及交付状况（例如：交付时供燃气设施是铺设燃气管道还是安装燃气瓶接头等），要求相关部门给予书面答复。此外，联系法务部拟定合同版本时，须将上述资料一并提供给法务部。 （5）应详阅与银行签定的银企协议，并清晰合同与各银行之间的放贷关系及移交流程。 （6）落通启要求项目开发部（或同职能部门）在规定时间内完成合同的填写范本、质量保证书、使用说明书、其它付收款项明细的版本（部门负责人签名确定），开售前一个月左右必须有上述所有资料确定版本，并准备妥当（需要印刷的落单印制）。 （7）申购合同所需物品（如合同柜、文件夹等），确定合同资料的摆放位置。 （8）销售中心章、合同章的准备（合同章可下通启至相关部门协助刻制，说明需要刻制的印章及完成时间）。 合同章需准备相关资料（包括：营业执照原件、营业执照复印件2份、法定代表人身份证复印件1份、开户许可证复印件1份，具体资料以当地项目要求为准）到当地公安局的自安股部门进行备案登记，由该部门负责落单雕刻，章雕刻好以后缴交相关费用就可领取。 委托代理人专用章：在开售前，出一份关于销售中心需刻制委托代理人专用章的通启至总经办，由总经办落单至设计室对印章进行设计，设计完成后由总经办落单到厂家进行刻制。 （9）合同签署时所需的资料：各户型产品的合同平面图（须有设计院负责人审核并签名确认）、装修标准（须有相关的装修、土建、机电公司、绿化等部门的负责人审核并签名确认）、销售中心制作正式合同使用装标时需要按指引进行的审核，应付款项明细、各类补充协议。 （10）与相关部门了解并清晰合同的鉴证流程与办证的手续，并对各人员进行解释及培训。 （11）领取新合同、准备合同及合同附件的填写范本，并对各人员解释合同条款及培训填写的规范，避免合同填写错误，以及让销售人员向客人正确输出合同的条款。 （12）确定新项目物业服务费收取标准的工作流程： 操作流程 注意事项 1、各物业分公司应结合项目开发的宏观计划节点，合理安排各项目物业服务收费定价的申报节点计划，至少在项目开售前80天提出定价申请。 2、对于同一项目分