定会计档案探讨.ppt

会计档案管理 一、会计档案的概念 会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、个体工商户和其它组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录。 通过定义明确： 主体 专业领域 价值 原始性 它的范围包括会计凭证、会计帐薄、财务报告和其它类会计核算材料 二、会计档案的特点 1.专业性：会计档案是由会计核算专业材料转化而来的。会计核算即对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。凭证、账簿和报表都是在会计核算活动过程中为科学组织会计核算的需要而形成的。 2.整体性：会计档案中的账簿是由凭证转化而来的。财务报告由账、簿汇总而成。凭证、账簿、财务报告三种形式相互衔接，环环相扣，相互制约，显示了较强的整体性。 3.广泛性：从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，包括各种机关、企事业单位、社会团体、部队等，都会产生会计档案，涉及面极为广泛。 4.固定性：会计系统包括工业会计、农业会计、银行会计、行政事业单位会计等。门类众多，遍布生产流通和非生产流通各领域。但是其基本成分只有会计凭证、账簿和报表三种固定形式。 三、会计档案的作用 1.依据作用：会计档案是编制国家和地方预算、国家和部门经济计划、单位预算及财务收支计划的重要依据。 2.参考作用：会计档案可以为国家进行经济建设的计划和决策提供可靠信息，是各部门、各单位管理、生产、经营和事业活动的重要参考资料。 3.证据作用：会计档案是记录各类经济活动，维护国家、集体和公民个人财产权益，查处经济犯罪活动的可靠依据。 4.史料作用：会计档案真实地记录了各个历史时期经济管理水平与状况，是编写经济管理、财政事业发展等专题的重要史料。 四、会计档案工作的管理体制 财政部门与国家档案局负责全国会计档案事务。 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 各单位要加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。保证会计档案规范整理、妥善保管、有序存放方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 五、会计档案的收集 1.归档范围 会计文件材料的归档范围主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 会计账簿类：总账、明细账、日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、 附注及文字说明，其他财务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 注：几种不属于会计档案的材料 财务会计管理性文件，制度规定等； 经费预算计划、财务收支计划； 职工录用、转正、退休审批材料； 调资定级、工资年报，奖金及各种福利名册； 清产核资材料 2.归档时间 《会计档案管理办法》第六条规定：“各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。 未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。” 3.归档手续 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 六、会计档案的整理 （一）整理工作的原则和内容 会计档案整理工作的原则是：按照会计核算材料的形成规律和特点，保持各类材料之间的历史联系，区别材料的不同保管价值和不同类型，方便保管和利用。 会计档案整理工作的主要内容有分类、立卷、案卷排列与编目等。 行政事业单位会计档案保管期限表 （二）会计档的分类 会计档案分类方法有年度–形式–保管期限分类法、年度–保管期限–组织机构分类法、会计年度–形式–（凭证、账簿、报表）–保管期限分类法、年度–组织机构–形式–保管期限分类法、年度–类型–形式–保管期限分类法等许多种分类方法。在机关事业单位常用的是形式分类法和机构(内容)-形式分类法 形式分类法 即会计档案只分为凭证、帐薄、财务报告、其他四类。在每一类中从1开始编案卷流水号 这种分类方式适用于会计档案比较单一的行政事业单位 分类示意图 机构（内容）-形式分类法 这种分类法适用于具有多种会计类型或多个会计机构的单位，比如有的单位内除