零售业采购操作1讲课.doc

采购操作 采购发包作业管理办法 一． 为使公司采购发包达到行之有效的执行与管理，特制定本办法二． 范围：　　凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及公司各 项　　费用申请和支出，均依照本办法执行。三．管理细则　　1． 总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及损失外公司将追究其相关法律责任。　　2． 各类大宗采购必须按合同严格执行。公司费用核决、分预算内和预算外两种流程四．作业流程：（一）预算内：（指超过月累计预算时）　　1．凡一切须采购物品及各项费用申请和支出，均需严格按着公司财务部相关规定之流程进行　　2．每次申请金额核决程序也应严格按照财务部相关规定进行。（二） 预算外：（指超过累计预算时）　　1.严格按照财务相关规定进行　　2.突发性及预算数额较大者，应报公司董事会商议解决，并视同预算外。 五．依合同所签定内容支出的费用，严格按照财务部流程办理。六．各部每月所支出费用如超过月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管详细阐述理由，经主管副总或总经理批准方可。七．各项费用支出，以事前申请核准为原则。金额较大的应先行了解价格再作预算。八．发包、验收：　　1．采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发包。　　2．发包中应特别注意物品规格、单价、数量等单据，以做最后确定。　　3．物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应及时反映更换，不得进行验收领用。九．请款、付款　　严格按照公司规定财务程序和时间支取。十．本办法经总经理核准、修改时亦同。 采购组织的规模 完善的商品采购办法，有赖健全的采购组织来推动运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态与店铺多寡而定：（一）独立店铺：独立店铺的营业、商品、人事权等，通常由店主（负责人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。（二）连锁体系发展初期（通常在50店以内）：由于店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。而在公司规模小，编制人数少的情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列规划、市场调查……等，是种分工较粗的组织架构。（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：由于店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，因此须逐渐向分工的方向调整组织架构 连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：由于店数众多，地区分布很广，而不同商圈商品差异性大，厂商数亦多，各种管理工作及门市问题点增辐，所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持彼此之密切连系与工作协调，而产生综效。 商品采购的原则 便利商店采购商品的原则如下：　　1.合乎经营业态特性的原则　　对消费者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作为思考的基点，从顾客在消费时、使用时、携带时的便利等各方面着眼，方可塑造与其它业态商品结构的差异性。　　2．合乎商品组合的原则　　由于经营策略的差异、诉求重点的不一以及商圈客户的区别，致使独立店和连锁店在商品的分类与组合上有所不同。譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设立型录贩售商品，有的店则无法配合……。各种因素所产生的差异性，均会导致商品组合的不同，进而影响商品的采购作业。3．合乎高回转率的原则　　由于便利商店的卖场小，无法陈列太多品项，因此在有限的陈列空间内，惟有高回转率的畅销品才能增加米效，压低库存量。因此，采购人员应根据商圈客户属性、市场商品情报、市场占有率等，来遴选最合适的商品，在卖场中陈列销售，以提高商品回转次数。此外，为增加商品回转及品项，相同或类似的功能、口味、规格商品通常只陈列1~2种，以避免重复。4．合乎毛利率目标的原则　　为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价的标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要采用特价促销策略，与商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品的毛利率。5．合乎安全卫生的原则　　近年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损之后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐公司营业执照及食品卫生检验证明等合格文件外，尚应检查其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）的完整性，以确保采购商品之安全卫生。6．合乎进、退货规定的原则　　近年来，由于便利商店连锁体系越来