掌握时间管理-提高工作效率.ppt

掌握时间管理 提高工作效率 前言 一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴！---谚语 盛年不重来，一日难再晨；及时宜自勉，岁月不待人！---陶渊明 时间是由分秒积成的，善于利用零星时间的人，才会做出更大的成绩来！---华罗庚 关于时间管理 时间管理的定义 指在同样的时间消耗下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作，它包括对时间进行的计划和分配，以保证重要工作的顺利完成，并留出足够的余地处理那些突发事件或紧急变化。 效率：就是以较少的时间做更多的事情。 一：时间管理的意义和作用 1、提高工作效率 通过研究时间消耗的规律，认识时间的特征，探索科学安排和合理使用时间的方法，从而对时间资源进行合理分配。 2、有效利用时间 管理者如果能有效管理时间，就可以最小的资源投入获得最大的效益，做到事半功倍。护理管理人员常因为琐碎的管理亊务而不能有效控制时间，以至于经常有劳而无功的感觉。 学会科学时间管理方法可帮助管理者在有限的工作时间内通过合理安排，提高时间的使用效率。 一：时间管理的意义和作用 3、激励员工的事业心 时间管理是发展生产力的客观需要，也是实现个人价值对社会做贡献和成就的需要。有效利用时间可以使员工获得更多的成功和业绩，从而激发成就感和事业心，满足自我 二、时间管理的过程 1、评估时间使用情况 时间是如何消耗的 每一项管理活动需要多少时间； 时间安排的依据是什么 你的处理方法是什么 紧急的事物是什么 自己每日最佳的工作时段 效率最低的工作时段是何时 2、了解时间浪费的原因和症状 办事拖拉 上班漫谈、聊天 电话干扰 不速之客打扰 所有事事必亲躬 不敢拍板、等指示 不考虑轻重缓急 负责人员“迟到” 同样的问题总是经常出现 文山会海，会议冗长 经常加班加点 穷于应付突发事件上 交待不清，事情做错 完美主义办事 不考虑事情的复杂性 凭记忆办事 信息沟通不畅 找资料 二、时间管理的过程 二、时间管理的过程 3、确认个人最佳工作时间段 管理者要评估时间的利用情况包括认识自己在每日、每周、每月、每年不同的身体功能的周期性，充分了解自己精力最旺盛和处于低潮的时间段，然后依照个人内在生理时钟来安排工作内容。 表现在精神体力最好的时段里，安排从事须集中精神及创造性的管理活动，在精神体力较差的时段中可从事团体活动，通过人际关系中的互动作用，提高时间利用率， 二、时间管理的过程 (1) ABC时间管理法 美国管理学家莱金（lakein)建议为了有效管理及利用时间，每个人都需要将自己的目标分为三个阶段，即今后5年内欲达到的目标(长期 目标），今后半年实现的目标（中期目标），以及现阶段要达到的目标（短期目标)，将各阶段的目标分为ABC三个等级，A级为最优先（必须完成的）目标，B级为较 重要（很想完成的）目标，C级为不重要（可暂时搁置的）目标。 ① ABC时间管理法的特征及管理要点如下： 分类 点工作总量的百分比（%） 特征 管理要点 时间分配占工作时数百分比（%） A 20—30 最重要，最迫切后果影响大 必须做好，现在就做，亲自去做 60—80 B 30—40 重要，一般迫切后果影响不大 最好亲自做，授权 20—40 C 40—50 无关紧要，不迫切后果影响小 授权 0 二、时间管理的过程 ②ABC时间管理的步骤 列淸单：列出每天工作日程清单。 工作分类：对淸单上的工作进行归类。 工作順序：根据事件特征、重要性、紧急程度确定ABC顺序。 画出分类表：按ABC类别分配工作项目、各项工作预计的时间安排以及实际完成的时间记录 实施：首先全力投入A类工作直到完成，再转入B类工作，大胆减少C类工作，以避免浪费时间。 总结：每日进行自我训练，并不断总结评价,提高时间 管理效率。 二、时间管理的过程 (2)时间管理统计法 时间管理统计法是事先拟定活动时间进度表，应力求详细，尽可能地把将来发生的情况安排到计划之中并留有余地，以防出现意外事件时束手无策。 目的：对时间进行记录和总结，并可分析浪费的原因。 评价时间的应用情况以采取适当的措施节约时间，达到管理时间的目的。 二、时间管理的过程 二、时间管理的过程 (3)确定优先工作的方法： 管理者为达到良好的工作努力/ 工作效益比率，必须优先处理最有价值、最紧急的任务。 将每日的工作列出先后次序，然后根据先后次序安排时间，从最重要的工作做起。 一件事情完成以前，不要开始做另一件事情，以免再回到前一件亊情时，必须花费时间及精力重新进入工作状态。 二、时间管理的过程 （4）授权 护理管理者可通过适当授权使自己的工作时间更加有价值。同时也为下属的锻炼成长提供了机会。 该项工作要分配给何人，如何使这些下属有权利和动力做好所授予的工作。 授权应是一种