如何提高工作效率—时间管理培训概要.ppt

* 4、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性 时间管理的核心步骤－第四步 * 5、言行一致地执行 有序工作 有效授权 排除干扰 时间管理的核心步骤－第五步 * 有序工作－混乱的环境 * 该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 --- 收拾办公桌 对策 有序工作－混乱的环境 * 有序工作－整洁的环境 * 管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。 授权不卸责。 有效授权 * 瓶颈多半位于瓶的上端 沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性 * 管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍： 要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控 有效授权的障碍 * 哪项任务？ 由谁负责？ 如果派他，她/他能胜任吗？ 需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？ 制定培训计划。 有效授权前的思考　 * 提供必要的支援 关键处把关，监督工作进展 有效授权后的跟进 * 6、调整和持续改善 每日调整与应变 阶段自我评估与改善 时间管理的核心步骤－第六步 * 定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾,价值为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性,保证重点 言行一致地执行 排除干扰,有效授权 调整和改善 自我评估,持续改善 时间管理的核心步骤总结 * * 2 当培训结束后，学员能够： ? 明确部门培训管理者的角色定位与能力要求 ? 认识到管理者进行时间管理的重要性 ? 个人时间管理更具条理性，表现在以下几方面： -? 能够区分主动性和应对性任务 -? 按照工作的轻重缓急，确定工作处理的先后次序 -? 制定明确的工作计划 ? 通过有效的分工,来提升项目中管理他人的领导效能 ? 加强作为部门培训管理协调者的时间管理 制定行动计划，提高时间管理能力 * 此处可提问： 例：对成效的挑战,衡阳大火引发消防管理法 * 2 当培训结束后，学员能够： ? 明确部门培训管理者的角色定位与能力要求 ? 认识到管理者进行时间管理的重要性 ? 个人时间管理更具条理性，表现在以下几方面： -? 能够区分主动性和应对性任务 -? 按照工作的轻重缓急，确定工作处理的先后次序 -? 制定明确的工作计划 ? 通过有效的分工,来提升项目中管理他人的领导效能 ? 加强作为部门培训管理协调者的时间管理 制定行动计划，提高时间管理能力 * * * * * * * 为了说明这个问题，我们再来介绍一个概念——优先矩阵 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 好，我们回顾一下我们上周都做了哪些工作，把它们放在《优先矩阵》中，并写出所花时间的% 四个象限之间的关系是：如果不花时间在第二象限，那么则会增多第一象限的事情，如平时不关注健康，则会发生疾病，平时不注意设备的维护，则会发生故障，如果平时多多关注客户，则会避免客户的投诉。如果注意力总是放在第一象限和第三象限，则你会处于应变的状态中，如果你有意识调整你的注意力将其放在第二象限，则你会从应变状态转变到制变状态。所以我们应该多投资时间在第二象限。 我们不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯，但要强调的是，在编排行事的次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。因此我们处理事情的顺序应按照M1—M2—M3—M4的顺序。 紧急情况会在毫无预警的情况下发生，而且要马上采取行动，以避免造成严重的后果。这种危机的处理工作，称为“救火”。真正的紧急事件必须立即处理。 如果能尽早计划避免紧急事件的发生是最理想的。如果你觉得自己总是化很多时间救火，就请以一星期或一个月为期，将这段时间发生的紧急状况一一记录下来，找出失火的地点及造成的损失，明确纵火犯、救火员是谁？找出每件危机的原因、行动及处理结果。然后比较各种情况，看看是不是有固定模式可循，经过分析后你可以采取某种培训、给予适当建议、设定适当的控制方式。 当危机发生时，应将受影响的时间减至最少： 1、保持冷静：在压力下解决问题 2、将主要的考虑独立出来:决定哪些损失可以忍受，哪些损