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数据有效性概要
Company Logo 数据有效性运用实例 Excel强大的制表功能,给我们的工作带来了方便,但是在表格数据录入过程中难免会出错,一不小心就会录入一些错误的数据,比如重复的身份证号码,超出范围的无效数据等。其实,只要合理设置数据有效性规则,就可以避免错误。 身份证号码、工作证编号等个人ID都是唯一的,不允许重复,如果在Excel录入重复的ID,就会给信息管理带来不便,我们可以通过设置Excel 2007的数据有效性,拒绝录入重复数据。 实例一:拒绝录入重复数据 运行Excel 2007,选中需要录入数据的列(如:A列),切换到“数据”选项卡,在“数据工具”组中单击“数据有效性” 弹出“数据有效性”窗口。 切换到“设置”选项卡,打下“允许”下拉框,选择“自定义”,在“公式”栏中输入:=countif(a:a,a1)=1,在英文半角状态下输入)。 第一个参数:对象的范围 第二个参数:if的判定条件 切换到“出错警告”选项卡,选择出错警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后单击“确定”按钮,完成数据有效性设置。 这样,在A列中输入身份证等信息,当输入的信息重复时,Excel立刻弹出错误警告,提示我们输入有误! 这时,只要单击“否”,关闭提示消息框,重新输入正确的数据,就可以避免录入重复的数据。 实例二:快速揪出无效数据 用Excel处理数据,有些数据是有范围限制的,比如以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据,录入此范围之外的数据就是无效数据, 如果采用人工审核的方法,要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事,我们可以用Excel 2007的数据有效性,快速揪出表格中的无效数据。 实例二:快速揪出无效数据 用Excel 2007打开一份需要进行审核的Excel表格,选中需要审核的区域,切换到“数据”功能区,单击数据有效性按钮,弹出数据有效性窗口, 切换到“设置”选项卡,打开“允许”下拉框,选择“小数”,打开“数据”下拉框,选择“介于”,最小值设为0,最大值设为100,单击“确定”按纽。 设置好数据有效性规则后,单击“数据” 选项卡,数据有效性按钮右侧的“▼”,从下拉菜单中选择“圈释无效数据”,表格中所有无效数据被一个红色的椭圆形圈释出来,错误数据一目了然。 利用表内数据作为序列源? 有时候序列值较多,直接在表内打印区域外把序列定义好,然后引用。如课表, 操作步骤:先选择好区域, 然后选择要实现效果的列;再点击“数据\有效性”,打开“数据有效性”对话框; 利用表内数据作为序列源 选择“设置”选项卡,在“允许”下拉菜单中选择“序列”;“来源”栏里输入,用鼠标拖动滚动条,;选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框! Company Logo
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