文件管理培训教材概要.ppt

* 文件管理DOCOUMENT CONTROL 编制:ISO部 * ISO体系文件要求 ISO 9001:2008 4.2.3 4.2.4 文件：信息及其承载媒体。 a)为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准； b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别； d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本； e)确保文件保持清晰、易于识别； f)确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发； g)防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。 * ISO质量管理体系文件分类 品质手册 程 序 文 件 作业指导书 质量记录(特殊文件) 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件 含方针/目标 * 一.文件的分类 1. 从等级上分：可分为四类 品质手册-------一阶文件 程序文件-------二阶文件 作业指导书-----三阶文件 记录表格-------四阶文件 2. 从管理方式上分：受控文件和非受控文件 受控文件一般有：品质手册、程序文件、 作业指导书、记录表格、外来图纸等； 非受控文件有：与ISO体系不相关的文件。 注:本公司的作业指导书类文件包括:工作规范、岗位职责、 管理规定、作业指导书、检验标准书、设备操作指引等。 * 3. 从来源上分：外来文件和内部文件 外来文件有：外来图纸、技术资料、国家标准等； 内部文件有：品质手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。 * 二.文件的管理和控制 1.文件编写 程序文件和作业指导书由文件的归口管理部门负责。 2.文件的格式、构成 程序文件格式：封页包括文件名称、编号、版本号、生效日期、页码、会签记录以及其它说明、提示等，必须有制定、审核、批准。 页眉包括：文件类型、文件编号、版本号、生效日期、页码、文件名称。 内容包括：目的、适用范围、职责、定义、流程、内容、参考文件、记录等。 * 3. 文件的审批(评审) 品质手册由管理者代表审核，总经理批准。 程序文件由各部门负责人审核，各相关部门会签,管理者代表批准。 作业指导书由责任部门主管审核，相关部门会签,部门最高主管批准。 *文件审批必须是相关权限人员签字或盖章，不可以直接把审批人名字用电脑打印出来（制作人员名字可以用电脑打印，也可手签）。 * 4. 文件的发放 文件控制中心按《文件发放需求表》来发放品质手册、程序文件、作业指导书和其它资料;受控文件的原件存放在文件控制中心（DOC）,其它部门使用的文件均须盖上红色“受控文件”印章。 5. 文件的修改 程序文件和作业指导书由文件原编写部门负责,并要填写《文件变更摘要》,按上述所提到的程序进行 审批后,由文控中心重新受控进行发放。 * 6. 旧版文件的作废和处理 文件控制中心在发放新版文件的同时, 各部门须交回旧文件盖“作废”章作废;如该文件有参考价值需保留时,在该文件的原件上加盖“仅供参考”章,保留供参考用。 7. 文件的保管 文控中心将受控文件登记在《文件总清单》上,文件使用部门要妥善保管所使用的文件,在未经批准的情况下,不得自行复印或变向复印(如：电子拷贝),如文件有遗失或需增加时,要填写《文件补发申请表》,经管理者代表批准后,由文控中心补发或增加发放。 * 文件的编写、修改、申领 新入、更改的外来文件 审批 确认、受控 新文件发放 旧文件回收作废 签收 担当 文件管理流程图 程序 记录 责任部门责任人 文件发放需求表 总经理、管理者代表、相关部门经理、文控中心 文件控制中心 相关部门 文件总清单 相关部门 文件发放需求表 * 文件编号原则及版次规定 * 三. 质量记录的控制 1. 记录表格的制定、编号 各部门根据管理需要，制定相关的