文件编写培训教材概要.ppt

体系文件编写 一．体系文件编写的重要性 体系文件在ISO9000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： 符合标准要求 工作的依据 提升管理技术水平的基础 防止经验的流失 减少部门间的摩擦 二．体系文件的架构 （一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序/工作指导书 三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 三、文件的结构 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有： 1．目的 2．范围 3．职责与权限 4．名词定义 5．文件内容 6．附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？ 2．适用范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机，而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误。 三、文件的结构 3．职责与权限 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责。 4．名词定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。 5．作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两个部份。 （1）流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。 三、文件的结构 6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找，但是不可将文件版本附上。 7．附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录及所使用的表单，公司所有的表单都应从此而来，最好将表单的编号标在名称后。 以上是一份文件的完整结构，但是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是为了整齐亦可统一文件结构。 在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的制做不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。 1． 流程图常用的符号 例：文件控制流程 六、编写文件的五忌 （一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系 （二）、忌过于弹性化，失去可操作性。 （三）、忌理想主义化，导致无法实施。 （四）、忌部门主义化，导致其他部门无法配合。 （五）、忌咬文嚼字，理解困难。 七、文件的审查、批准 文件审查、核准权限 体系文件编写 有疑问吗? 辛苦大家了! * 冠智达顾问 主讲：莫世光 冠智达 顾 问 冠智达 顾 问 冠智达 顾 问 冠智达 顾 问 冠智达 顾 问 冠智达 顾 问 四．流程图绘制 过程 决策 联系 结束 冠智达 顾 问 四．流程图绘制 使用流程图的目的就是清晰明了、一目了然，如果有些工作太过复杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。 例如：文件编制 首先要注意回答5W1H。 5W1H： W-WHO-谁？ 由谁来执行/做？ W-WHAT-做什么？ 做什么事情？ W-WHEN-什么时候？ 在什么时候做？ W-WHERE-什么地方？ 在哪里做？ W-WHY-为什么？