第3章 秘书的日常事务工作(第3版).ppt

一、办公环境的管理 办公室环境好坏有什么影响？ 案例 有意思的办公室 　　　美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。 　　　有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。 办公环境 硬环境　 　　方便 　　舒适整洁 　　和谐统一 　　安全 软环境　　 《手忙脚乱的秘书小张》 　　　　　　　　　 　　　记录完毕，小张把这张纸压到了主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几圈，真是够辛苦的。 办公桌折射你的职场个性 工作情景描述 　　　王总经理近来为公司的一个新项目日夜忙碌，总经理办公室和技术部的人员也全体加班，每天都是忙到深夜。这天秘书张洁按照提前30分钟来到公司，一进总经理办公室，发现屋里杂乱不堪。办公桌上、沙发上、茶几上、地上都是文件材料，室内空气污浊，所有的东西都不在正确的位置,饮水机里的水也不多了。张洁看到这种状况，马上开始整理 …… 管理领导办公区域 定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。 确认钟表、日历是否指示正确。 整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。 经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。 对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机；对办公室内的金鱼，要及时喂食，清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。 管理领导办公区域 给上司削好铅笔，准备好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并排向朝手这边，以提高工作效率。 上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。 上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。 确认纸篓里没有堆放的垃圾。 对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理。 一　领导日程安排 （一）领导日常活动与日程安排 1、领导日常活动的范围 日程表 长期：一年或半年 中期：季度或一月 短期：一周或一天 专用：会议日程表、旅行日程表、调研日程表等。 某县长3月份工作日程安排 总经理一周工作日程（11月9－15日） 编制日程表注意事项 A.简洁明了; B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目； C.弹性安排、留有余地； D.事先同意、送领导审定； E.常提醒领导； F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表(案例）； G.已进行完的日程要及时标出; H .日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种。 I 适当必威体育官网网址 在以下这些时候不要为上司安排约会： （1）上司快要下班的时候。 （2）上司出差刚回来。 （3）节假日过后上司刚刚上班。 （4）上司连续召开重要会议或活动。 （5）上司的身体状况不是太好的时候。 （6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。 案例：会谈超时 ??????? 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： ????a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” ????b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” ????c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？” ????d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” ????e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？” 天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要在上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议的精神；八月第一周星期一还要面试3位营销售员；九月的前两周希望安排休假。 邮件的接收 邮件的收取 一、定时，专用包