2009年档案员培训.doc

2009年档案员培训 一、关于我院档案实体分类方案的说明 1、十一大类档案分类体系 （我院的分类体系） 2、以门类分类法为基础的档案分类体系 文书档案 科技档案--学籍、科研、基建、仪器设备、出版、产品生产与科技开发、专利 会计档案 声像 实物 3、分类类目的标识 ( 一级类目十一个：党政、学籍、科研、基建、仪器设备、出版、财会、实物、声像、产品生产与科技开发、专利 标识：类目主词的大写汉语拼音的第一个字母。如：党政类--DZ 学籍—XJ ( 二级类目是对一级类目的细分，是用来区分不同的单位和内容，采用双位制。依次为12、13......99，11和0不用。 ( 三级类目是采用自然数系列，依次为1、2、3……，三级类目是进一步细化二级类目的内容。 ( 标识：一级类目与二级类目之间直接连接；二级类目与三级类目之间用“.”连接。 4、档号的标识 档号=全宗号-年度号-分类号-保管期限-件号（案卷号）。各内容之间用“-”连接，件号（案卷号）按123……自然流水号编号,一年一断号。 如：2006年院办长期保存文件的第5件 2006-DZ12-C-5 2008年环境系永久保存的学籍卡第12卷 2008-XJ12.1-Y-12 二、文书档案整理规则 1、 文书档案整理（我院为党政类） 文书档案整理是指以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2、 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 归档文件质量 ( 归档文件齐全完整 —-最为重要。 目前我院实行的是文件材料分部门归档—也就是本部门产生的所有的有保存价值的材料都要通过我们来收集、保存、归档。（上级来文和学院发文一般要在次年的4月份由院办将原件发给各部门，由各部门归档。）如果你作为部门档案员本部门的材料没存，就可能漏存，也就意味着永远丢失。如果丢失的文件与学院事业发展或着与某个人切身利用有关，因为我们的漏存而导致受到了不应有的损失，这个责任我们不了。因此，我们的责任重大，不可以掉以轻心。尤其是人事处、组织部、教务处、学工处、院办等重要部门。 ( 已破损的文件应予修复 ( 字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件同原件一起存 ( 超大纸张应折叠为A4规格 ( 去除文件上的金属物 ( 书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求—铅笔、圆珠笔、传真纸、原材料上的金属物都不符合档案保护要求 4、文件材料归档范围： 反映职能活动和基本历史面貌的，对本工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；其他对本工作具有查考价值的文件材料。4、 整理方法 1）文件初始鉴定 依据文件材料归档、不归档范围确定“存”与“不存”。 2）文件分类 归档文件采用年度—组织机构—保管期限分类 ( 先分年度：以文件签发时期为准，“组件”以装订时排在前面的文件日期为准，没有日期的，应考证出准确或近似日期。 ( 再分组织机构：院党委讨论，以行政名义发出的文件，归入院办；业务部门起草，内容主要涉及某方面业务的，即使以学校行政名义发文，也应归入具体业务部门，如果内容涉及全局，则归入院办；联合发文一般归入主办单位，分不清主次，则归入最后承办单位。（院办已经分好，如果发现不属于本部门业务的材料及时与档案室联系再作调整） ( 最后分保管期限：永久、长期、短期。 不同保管期限应分开保存，不能归在一起。 3）文件整理 以“件”为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。 装订组件时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件，复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3 、文件的排列 ( 在同一个保管期限内排序 ( 按事由结合时间、重要程度排列 ( 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 ( “组件”以装订时排在最前面的文件时间为排序依据 ( 不能考证出确切时间的文件，应排在最后 注意：文件排列完成后送档案室审核，然后再装订、编号、录入。 4、 文件装订 ( 档案装订用专用的不锈钢订书钉装订。 ( 短期档案，本身装订好的，可保持原状，本身没有装订的，应按要求装订。 ( 装订由兼职档案人员完成，超过一定的厚度要用传统的装订方法装订（到档案室装订）。 ( 装订组件时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。