办公室行政管理学员打印版课件.pptVIP

CONFIDENTIAL - NOT FOR DISTRIBUTION 5、资料保护： 个人资料保护原则也适用于电子通讯工具的使用 允许信息技术部员工出于技术目接触各种资料 当必须采取措施保护公司或员工免受伤害时，根据地方 法律可撤消资料保护规则 6、企业的管理措施： 集团所属的各家公司应采取技术和组织上的措施保证执行 “关于使用电子通讯工具的规定”该规定不影响各部门或公司正 实行的信息技术安全政策或其它详细规章制度 7、实施： 集团所属的各公司肩负起责任，公司员工监督 第三单元: 接待工作 （一）何谓接待 接待工作是企业形象的有效体现，来访者通过接待能感受到企业的管理水准，和“以人为本”的企业文化。 厂区来访接待 接待（操作）程序 设定接待、协调人员名单 公司介绍资料及礼品领用 （二）前台工作要求 礼貌、直接、简短、扼要 Receptionist因故离开，指定专人替代 公司文员均因主动、 自觉、礼貌的接听电话 （三）营造对公司良好的印象??? ?由于公司的生意是依赖关系网及同公司外界的人际交往，而你，也许是客户同公司之间唯一的联系。对客户来说，你就是公司。所以，柔和、亲切的语气以及和谐、得体的着装，可使客户不知不觉地接受和认可公司。 因此，[专业仪表]是一项展示商业能力及信誉方法，它是你迈向成功之重要环节 第四单元：办公成本控制 办公用品购买 固定资产的选择和管理，如计算机，复印机，传真机等 节省维修费用能有效地节约成本 对供应商的收费经常做出价格比 第五单元： 公文处理 公文管理属企业基础管理范畴，是企业事务流程不可 缺少的一部分，公文管理制度化将增进公文处理的品质及效率。 何谓公文：公文是党政机关处理党务政务，人民团体和企事业单位 处理行政事务所使用的正式文字及材料。 特点：内容上的观点鲜明 效能上的权威性和行政的约束力 形式上的程序化、规范化 使用上一定的范围和限制 文风上的准确庄重 第一节：收、发文件管理 1、收、发文件的程序 a.快件文收发 b.总部文收发 c.内部文收发 2、收、发文件的处理 a.上行文收发 b.平行文收发 c.下行文收发 第二节：通知的类别与格局 通知用于发布法规、任免或聘用干部，转达上级公司的 指示(包括需要周知或共同执行的事项)等。属发布性文件。 a.类别：主要可分为一般性通知、指示性通知、批示性通知、会议通知。 b.格局： a).前三种通知的格式基本相同。标题同于其他公文。由发文 部门、事由、文种三部分构成。前一、二部分可省。正文 较长、含有较多实际内容，分开头、主体、结尾结撰成文。 b).开头写通知事项的依据、目的；主体是通知的决策本身，多 用条款式；结尾一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。正 文较短而内容简单，只用一段或一句话成文写说明、决策 。 c).会议通知，一般格式包括标题、正文、落款三部分。 标题－写明什么单位召开什么会议的通知。 正文－抬头顶格写发往部门，主体部分写开会的根据、 目的、日期、地点、什么人参加，会议的内容、 议程。需要汇报、发言、带论文以及开多久，几 时报到，交通和食宿等，均需写明。落款，在正 文后右下方写下召开会议单位的全称及年月日， 盖章或签字。 第三节：报告的功用和格局 1).功用：“报告”适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议，答复询问或要求。 2).格局：“报告”的标题包括事由和公文名称；上款写接收部门或主管负责人；正文结构与一般公文相同；文末要写“以上报告当否，请指示”等结语。然后写发文部门、 日期。 注意：“报告”中不得夹带请示事项。 第四节：请示的功用、种类、格局和写作注意事项 “请示”用于向上级请求指示和批准。种类主要有：建议请示、求批 请示、求助请示以及探讨请示 1).格局：标题一定要写明文种“请示”事由要概括准确，发文单位可在标