档案馆2011—2012年工作总结.docVIP

档案馆2011—2012年工作总结 2011年，档案馆紧紧围绕学校的中心工作，根据自身工作实际不断提升档案工作水平，以“开拓档案工作谋发展、服务全校师生促和谐、传承校园文化出成效”为目标，有力推动档案馆工作。 进一步完善档案工作制度，做到各项工作有据可循 （一）把握档案收集工作的重点和方向，形成制度化 档案馆深入贯彻“27号令”精神，坚持丰富和优化馆藏的指导思想，与立卷部门进行积极主动的交流和沟通，积极推行入库档案的标准化，保持各门类档案的齐全完整性。 1、拟定了《档案馆专职档案员日常工作职责要求》及《兼职档案员工作职责》，制作了《档案归档明细表》与《档案馆收集工作人员与部门兼职档案员联系沟通记录单》等。 2、进一步落实《东华大学研究生学位论文答辩材料归档管理暂行规定》，与各学院兼职档案员、教务员进行沟通协调，修改和完善了研究生学位论文答辩材料归档流程说明，强调归档时间和节点。 （二）加强档案利用规范管理，健全档案利用制度 档案馆为了规范档案利用制度，制定了《东华大学档案利用范围实施细则》、《利用室工作规范》，重新设计并制作登记表格4种，包括《档案借阅登记表》、《档案外借登记表》、《毕业生学籍成绩办理登记表》、《非值班人员进入库房登记表》等，其中，前3种利用类登记表在设计中新纳入“服务效果——满意度”项目。 （三）紧密围绕学校安全管理，加强自身安全工作 档案馆按月报送两校区消防、治安、安全生产自查表，填写各类安全登记表，负责落实有关安全工作制度，编制《档案馆安全检查工作日志》，督促相关责任人做好安全检查与记录。 进一步夯实档案馆藏资源，提高档案管理水平 （一）积极主动开展档案收集，推动归档工作顺利进行 1、2011年度共收集各类档案4537卷，OA档案1060件和照片档案357张。 2、档案馆在收集过程中主动提供业务指导，保证了本科生与研究生各种学籍档案的及时完整归档。其次，加强对文书类档案和基建档案归档的指导，本学年度完成延安路校区新建第八宿舍楼项目和松江校区改建项目合计73卷基建档案的整理、输入、检查和入库等归档工作。另外，加大科研档案收集力度，完成2010和2011年度综合类档案和OA档案收集归档工作，督促和梳理结题项目类档案的归档工作。 3、拓宽校史资料征集渠道，在档案馆主页上开辟“档案征集”专栏，《东华校友》杂志上刊发校史资料长期征集启事，征集到方柏容教授等资料30余件，包括各类照片、扫描图纸、诗作、回忆自传等。 4、编制2期《档案工作简报》，加强校内档案工作的沟通和交流。 5、2011年12月 档案馆2010年度档案统计工作获上海市档案局表扬。 （二）积极拓宽各种渠道，提高档案管理水平 1、档案馆及时维护档案管理信息系统，便于开展档案收集和利用工作。为保证成绩单系统的正常使用，将成绩单服务器托管到信息化办公室，档案馆做好日常维护工作。 2、档案馆依据档案管理的各种规范，增加库房温湿度显示屏、库房空气净化器、复印机、打孔机、除湿机、服务器等硬件设施，做到档案保管条件科学化和档案馆藏丰富化。 3、档案馆于2011年12月召开2011年档案工作会议，会上表彰档案工作先进集体和个人，并印发《关于评选东华大学档案工作先进集体（个人）的通知》（东华档案〔2011〕??1号）。 4、2011年6月，学校档案工作以“优秀”成绩通过市档案工作检查组的检查。 进一步提升档案服务水准，创建优质服务窗口 （一）加强常规服务窗口的建设，提供优质利用服务 1、档案馆全年利用接待3772人次，调阅档案5459卷次。办理学生出国学籍档案证明2516人次，其中，在校生1649人次，毕业生867人次。 2、档案馆通过各种途径提高服务水准：撰写《学籍档案证明办理“你问我答”》，并将其发布在档案馆网站主页，方便学生在线查阅、参考；通过邮箱、传真、快递等载体，及时有效地为档案利用者提供服务。针对出国用学籍办理需求，寒暑假期间增加学籍成绩办理6次；复制档案6本，为2005、2006、2009年三年度学校招生录取新生名册，方便松江校区师生查阅利用。 （二）优化校史馆服务窗口品牌，传承校园文化 1、2011年校史馆接待了英国普利劳斯大学代表、日本参观团、兰州大学参观团、交通大学参观团、吴江市科技镇长团等各届团体和个人，接待4700余人次，并完成新生入学教育、60周年校庆等重要活动期间的校史馆参观接待工作。 2、校史馆以原有的校史馆讲解队为核心，制定和修改各项规章制度，成立东华大学档案馆（校史馆）青年志愿者服务队，下设秘书处、培训部、校史推广部以及校史讲解队四个部门。依托与团委志愿者管理中心合作的校级平台，进行讲解员队伍的招新和扩充。 3、校史馆志愿者服务队开展多项主题活动：给未来自己的一封信—“致一年后的自己”、“校史知多少”主题调研、校史馆印章设计大赛、校史