2016报销和付款操作指引程序.doc

费用报销及付款操作指引 为规范和指引各单位费用报销及付款操作，明确相关人员责任，特制定本指引。 一、原始票据规定 各项目经营过程中所有涉及产品购销、资产购置、业务推广、项目后续维护、差旅、办公及业务接待等经济活动，所发生的财务收支结算业务，一律凭国家和公司认可的合法票据作为财务核算的原始依据。 （一）原始票据分类： 1、增殖税专用发票； 2、产品销售普通发票； 3、服务行业专用发票（广告、咨询、餐饮、旅业）； 4、运输企业专用发票及票证（汽车、火车、轮船、飞机）； 5、特殊行业规定的专用票据（银行、邮电、保险）； 6、财政部门印制的行政事业单位专用收付款凭据； 7、国家规定的其他票据； 8、公司内部自制的结算票据（工资单、转账通知单、资产入出仓单、内部使用的收付款凭据等） （二）原始票据填写规定： 1、增值税专用发票应包括的内容：购货单位全称、法定地址、税务登记号码、开户银行及账号、购置产品、货物名称（凡名称用英文或数字代码的一律应写明中文名称）、规格型号、数量、单价、增值税率、税额、大小写金额以及供货方单位名称、地址、税务登记号码、发票或财务专用印章、经办人等 2、除增值税发票以外的其他票据包括的内容：发票名称、客户详细名称、商品或服务项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位名章； 3、汽车、火车、轮船、飞机专用票据包括内容随行业定； 4、所有发票必须复写或电脑打印，票据不得涂改，字迹必须一致，大小写必须一致，按照发票规范的填制要求填写并签名、盖章，对发票格式不能列明详细资料的，必须附详细的货物清单。 5、增值税票、运输票开出的日期与付款日期必须是为180天有效期内。 6、业务费发票除了用于业务招待费、岗位业务费以外，原则上不得用于其他费用报销。特殊情况凭报告报销。（商品或服务项目尽量少涉及业务费，） 二、单据粘贴规定 1、所有单据的附件必须收集完整，附件资料与相应的发票归集在一起，排列顺序从上到下依次为发票、业务报告、合同文件、价格文件、验收或入库凭证和其它附件资料； 2、票据必须正面向上粘贴，增值税发票必须用大头针或曲别针钉装，其它发票和附件资料用胶水粘贴整齐，粘贴位置以单据左上角为准，向右、向下厚度均匀，不得将发票内容覆盖，也不得用钉书机钉装。粘贴的票据不得超出单据所覆盖的范围，超出部分需裁剪或折叠整齐。各财务中心必须严格把关单据粘贴，不符合要求的单据必须退单重贴。 四、机械费付款规定 1、一次性使用的机械台班费如需要当天使用结束时就付款的，需要在使用机械台班前就预报好需要付款的情况，在付款时需要对方提供机械台班使用单、机械费发票（最好是增值税专用发票）、收款收据。 2、长期使用的机械台班，需与对方签订机械台班使用合同，平时作好台班使用记录，每次使用后要求对方出具机械台班使用单，签字后各留一份，每月核对往来，按月或按季度付款，付款时需提供机械台班使用单、对账单、 五、材料付款规定 （一）材料月度付款 1、各单位每月27日前提交《付款审批明细表》，按照合同/协议结算并注明付款方式，经财务部长审批后3个工作日将付款计划导入SCP系统，便于供应商查询，出纳每月15日前按计划付款完毕； 2、为提高付款效率，月度付款原则上只安排当月应付帐款余额不低于一万元的单位，当月应付帐款余额不足1万元的累计到以后月份再付； 特殊情况付款：对于以下几种情况，可以根据实际情况列入月度付款计划，但各产品公司财务必须在每月27日前知会财务部并报送书面资料： 1）小额付款，即金额不足1万元的付款； 2）已签订终止协议的供应商清算余款； 3）因特殊原因需暂时调减其付款金额。 （二） 货到付款 付款资料要求：发票、材料入库单、采购合同（或免招标申请、紧急采购申请单）。 （三） 预付材料款 1、为降低风险，原则上不对供应商预付货款。特殊情况需预付货款的，必须提交书面申请，经财务部部长同意后方可办理（经销商指定供应商或生产急需小批量的材料、条码和菲林采购预付款除外）； 2、预付款必须签订合同，合同必须载明确定的数量和金额以及预付款的条款； 3、付款资料要求：预付款申请、采购合同（或紧急采购申请）、审批报告； 4、采购部门在收到材料后，必须督促供应商在15日内开具发票并提交财务入账，以核销相应的预付款。超期核销的，财务部门将通知人力资源中心在其工资中扣除。 八、 劳务费付款规定 九、退还保证金规定 退还保证金必须提交收据原件； 2、已终止合作关系的供应商退还质量保证金，需提交《供应商业务结算单》、收据原件和合同复印件，如果是分次退还，第一次退款时复印收据一份，由财务在复印件上注明未退金额，作为第二次退款依据。 十、付款流程跟踪 为跟踪各项付款单据的流转和付款情况，保证业务的正常进行