文件与资料管理程序解读.doc

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文件与资料管理程序 编号: JIS-QP-01 日期: 2007.03.28 版本: 1 页数: 第1页 共9页 版本小结 当前版本 更改描述 始发者 部门 日期 1 始发 荣芳 品质部 07.03.28 版本历史 更改描述 编写者 部门 日期                                                                                                   总经办 生产部 工程部 开发部 品质部 PMC 业务部 仓库部 行政部 采购部 起草: 审核: 批准: 分发部门 □总经办 □生产部 □工程部 □开发部 □品质部 □PMC □业务部 □仓库部 □行政部 □采购部 □财务部 □IQC □IPQC □OQC 文件与资料管理程序 编号: JLS-QP-01 日期: 2007.03.28 版本: 1 页数: 第 2页 共9 页 1. 目的: 对文件的使用方式加以规范,进行协调统一的管制,使品质系统能正确有效的运作。 2. 范围: 本公司品质系统运作中,和产品的生产、服务等有关的文件,以及外来文件(客户资料、供应商资料及外来标准)均须依本程序的规定管理,文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。 3. 参考文件: 3.1 【品质记录控制程序】 JLS-QP-06; 3.2 【工程变更程序】 JLS-QP-21; 3.3 【LCM开发文件图档存放管理规则】 JLS-QP-19。 4. 定义: 4.1 文件结构: 本公司品质系统文件分为四个阶层,其结构和文件类别如下: 4.1.1 一阶文件: 质量/环境手册。 4.1.2 二阶文件: 程序文件。 4.1.3 三阶文件: 作业指导书,包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。 4.1.4 四阶文件: 表单格式,例如:校正记录﹑测试/报告﹑保养记录﹑训练记录等。 4.1.5 外来文件: 客户资料、供应商资料与外来标准。 4.2 文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的权责与步骤的文件,如:品质手册、 程序文件与工作指示等内部文件,工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。 4.3 记录: 将工作执行的结果填写于表单上,而此结果(记录)仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。 4.4 受控文件: 经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。 文件与资料管理程序 编号: JLS-QP-01 日期: 2007.03.28 版本: 1 页数: 第 3页 共9 页 4.5 非受控文件: 非经文管盖“受控文件”章的文件,仅提供资讯做为参考,变更时不需更换,也无须回收的文件。 5. 权责: 5.1 各部门:文件变更及外部文件登录的申请。 5.2 文件制订部门:文件制订单位。 5.3 文管中心:文件分发、回收管理与维持文件总览表。 6. 作业内容: 6.1 文件与资料管理流程图(见第9页)。 6.2 制定新文件 6.2.1 制定文件或资料时,须以规定的格式编写文件或资料。规定书写格式 的目的是为了控制文件或资料内容的统一,避免遗漏。 6.2.2 程序文件的书写格式,依照《文件书写格式规定》书写。其它参照此规 定书写。 6.3 审批文件:新制订的文件,须依以下规定进行审核与批准。 6.3.1 一阶文件由管理者代表编制,总经理核准。 6.3.2 二阶文件各部门编制,管理者代表审核,由总经理核准。 6.3.3 工程文件(工艺流程图、作业指导书、工程图纸)由部门负责人核准;其它三阶文件由部门负责人批准。 6.4 文件编号及版本管制: 6.4.1文件编号及版本由文管中心依文件编码规则进行管制,工程类文件则按【LCM开发文件图档存放管理规则】进行编号管制。

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