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文件与资料管理程序 编号: JIS-QP-01 日期: 2007.03.28 版本: 1 页数: 第1页 共9页 版本小结 当前版本 更改描述 始发者 部门 日期 1 始发 荣芳 品质部 07.03.28 版本历史 更改描述 编写者 部门 日期
总经办
生产部
工程部
开发部
品质部
PMC
业务部
仓库部
行政部
采购部
起草:
审核:
批准:
分发部门 □总经办 □生产部 □工程部 □开发部 □品质部
□PMC □业务部 □仓库部 □行政部 □采购部
□财务部 □IQC □IPQC □OQC
文件与资料管理程序 编号: JLS-QP-01 日期: 2007.03.28 版本: 1 页数: 第 2页 共9 页 1. 目的:
对文件的使用方式加以规范,进行协调统一的管制,使品质系统能正确有效的运作。
2. 范围:
本公司品质系统运作中,和产品的生产、服务等有关的文件,以及外来文件(客户资料、供应商资料及外来标准)均须依本程序的规定管理,文件与资料可以用文书或电子媒体方式呈现或储存。
3. 参考文件:
3.1 【品质记录控制程序】 JLS-QP-06;
3.2 【工程变更程序】 JLS-QP-21;
3.3 【LCM开发文件图档存放管理规则】 JLS-QP-19。
4. 定义:
4.1 文件结构:
本公司品质系统文件分为四个阶层,其结构和文件类别如下:
4.1.1 一阶文件: 质量/环境手册。
4.1.2 二阶文件: 程序文件。
4.1.3 三阶文件: 作业指导书,包括使用手册、技术文件、作业标准、检验规范、环境作业指导书、办法等。
4.1.4 四阶文件: 表单格式,例如:校正记录﹑测试/报告﹑保养记录﹑训练记录等。
4.1.5 外来文件: 客户资料、供应商资料与外来标准。
4.2 文件:
规范工作要求(标准)或规范工作进行时的权责与步骤的文件,如:品质手册、
程序文件与工作指示等内部文件,工作标准、合约文件、客户图纸等外部文件。
4.3 记录:
将工作执行的结果填写于表单上,而此结果(记录)仅供日后分析、存档备查或提供证明使用。
4.4 受控文件:
经文管盖“受控文件”章的文件均为受控文件。
文件与资料管理程序 编号: JLS-QP-01 日期: 2007.03.28 版本: 1 页数: 第 3页 共9 页 4.5 非受控文件:
非经文管盖“受控文件”章的文件,仅提供资讯做为参考,变更时不需更换,也无须回收的文件。
5. 权责:
5.1 各部门:文件变更及外部文件登录的申请。
5.2 文件制订部门:文件制订单位。
5.3 文管中心:文件分发、回收管理与维持文件总览表。
6. 作业内容:
6.1 文件与资料管理流程图(见第9页)。
6.2 制定新文件
6.2.1 制定文件或资料时,须以规定的格式编写文件或资料。规定书写格式
的目的是为了控制文件或资料内容的统一,避免遗漏。
6.2.2 程序文件的书写格式,依照《文件书写格式规定》书写。其它参照此规
定书写。
6.3 审批文件:新制订的文件,须依以下规定进行审核与批准。
6.3.1 一阶文件由管理者代表编制,总经理核准。
6.3.2 二阶文件各部门编制,管理者代表审核,由总经理核准。
6.3.3 工程文件(工艺流程图、作业指导书、工程图纸)由部门负责人核准;其它三阶文件由部门负责人批准。
6.4 文件编号及版本管制:
6.4.1文件编号及版本由文管中心依文件编码规则进行管制,工程类文件则按【LCM开发文件图档存放管理规则】进行编号管制。
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