档案数字化加工流程及规范V1解读.doc

档案数字化加工流程及规范 文档属性 文档名称 档案数字化加工流程及规范 文档用途 规范档案数字化工作，规范数字化部和技术部对接工作标准。 版本号 V1 文档号 JS121006001 制订日期 2015年7月8日 制订人 XXX XXX 修订日期 修订人 修订日期 修订人 修订章节简述 文档目录 一、操作流程 2 二、档案调卷 2 三、整理及著录 2 四、拆卷 3 五、档案扫描 4 六、影像处理 4 七、数据质检 5 八、档案装卷 5 九、完整归还 5 十、数据备份 6 八、数据挂接 6 一、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为：调卷 著录 拆卷 扫描 处理 质检 装卷 归还 备份 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求： 1，我方指定专人负责。 2，填写《档案交接登记表》（附件一）。 3，在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种: （一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。 （二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下： 1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照： 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。 4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。 6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。 7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。 8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。 9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\ ,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，不足8位时补0。 以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。 四、拆卷 拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 1，按顺序进行拆卷，“年度 保管期限 案卷号 盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。 2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。 3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。 5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。 6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他