合并邮件发放函证讲解概要.doc

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合并邮件发放函证讲解概要

邮件合并 基本情况介绍 邮件合并的用途:什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。 如何处理邮件? 计算机的方法就是复制粘贴。 适用的情况为: 有一部分固定内容的模版,其中一部分的项目是需要变动的 情况下。也就是说,可以批量处理数据的更改情况下的资料 生成。 具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,在我们实际工作主要应用范围为:批量生成报告,以及批量生成企业函证,以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。 实现合并邮件的步骤:    (一) 建立主文档 (一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程)   “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 (二) 准备好数据源 (如何取得数据源?) 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中,数据源通常是现成存在的,在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。   (三) 把数据源合并到主文档中 (文档与数据源的连接问题) 前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易。 这是邮件合并的最基本步骤,理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程,而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题,其中如何组织数据需要你进行思考。 思考: 我们要取得什么样子的结果? ――――目的 我们目前拥有什么样子的数据?-―――材料 如何使用邮件合并功能? ―― ―工具 一句话: 我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档? 实例讲述: E:\询证函制作 如何使用合并邮件功能制作企业函证? 思考 :函证是根据企业提供的往来情况数据,将这部分的数据填列到我们“企业询证函”的简单重复机械劳动过程,这个过程中主要是 复制(Ctrl+c)和粘贴(Ctrl+v)的重复使用,有可能使用的还有切换页面(Alt+tab),这几个功能应用是最基本的!人在进行这样操作过程中出错的机率很高,因为重复所以容易乱!!! 我们经常使用的制作函证的方法: 1、手工填写。 缺点:速度慢,准确性差,而且字迹也是一个问题。 2、复制、粘贴。优点:比手工的要快,字迹工整。缺点:准确性还是存在问题,重复劳动多。 这样的情况下,就需要进行使用合并邮件功能! 在审计过程中,我们能够得到的有科目余额表和往来帐款明细表,有了这些就可以是制作往来的函证了。 第步 将取得的资料加工为需要的格式,这个可以使用的方法很多,在对于数据的处理过程中会讲述,主要的使用方法就是一些基本的应用。 图表 1 改造为这样的格式在处理的过程中就比较清晰,可以一目了然。 第步 对往来函证的模板进行处理,思考需要通过邮件合并功能取得的数据为那些: 图表 2 绿色区域为需要进行从excel文档中取数的区域, 对应的关系为: 函证编号=函证编号 单位名称=致 贵公司欠=贵公司欠 欠贵公司=欠贵公司 上述的关系在合并邮件中比较重要,需要明确关系才能实现连接的准确性,这也是我们使用邮件合并的目的! 明确的上述问题,就可以进行下一步了!! 第步 进行合并邮件 1、 显示合并邮件的工具栏:视图--工具栏--合并邮件 图表 3 2、 显示合并邮件的步骤工具栏:工具-

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