合并邮件发放函证讲解概要.doc

邮件合并 基本情况介绍 邮件合并的用途：什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。 如何处理邮件？ 计算机的方法就是复制粘贴。 适用的情况为： 有一部分固定内容的模版，其中一部分的项目是需要变动的 情况下。也就是说，可以批量处理数据的更改情况下的资料 生成。 具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。 实现合并邮件的步骤： 　　 (一) 建立主文档 （一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程） 　　“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 (二) 准备好数据源 （如何取得数据源？） 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 　　(三) 把数据源合并到主文档中 （文档与数据源的连接问题） 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。 这是邮件合并的最基本步骤，理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程，而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题，其中如何组织数据需要你进行思考。 思考： 我们要取得什么样子的结果？ ――――目的 我们目前拥有什么样子的数据？－―――材料 如何使用邮件合并功能？ ―― ―工具 一句话： 我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档？ 实例讲述： E:\询证函制作 如何使用合并邮件功能制作企业函证？ 思考 ：函证是根据企业提供的往来情况数据，将这部分的数据填列到我们“企业询证函”的简单重复机械劳动过程，这个过程中主要是 复制（Ctrl+c）和粘贴（Ctrl+v）的重复使用，有可能使用的还有切换页面（Alt＋tab），这几个功能应用是最基本的！人在进行这样操作过程中出错的机率很高，因为重复所以容易乱！！！ 我们经常使用的制作函证的方法： 1、手工填写。 缺点：速度慢，准确性差，而且字迹也是一个问题。 2、复制、粘贴。优点：比手工的要快，字迹工整。缺点：准确性还是存在问题，重复劳动多。 这样的情况下，就需要进行使用合并邮件功能！ 在审计过程中，我们能够得到的有科目余额表和往来帐款明细表，有了这些就可以是制作往来的函证了。 第步 将取得的资料加工为需要的格式，这个可以使用的方法很多，在对于数据的处理过程中会讲述，主要的使用方法就是一些基本的应用。 图表 1 改造为这样的格式在处理的过程中就比较清晰，可以一目了然。 第步 对往来函证的模板进行处理，思考需要通过邮件合并功能取得的数据为那些： 图表 2 绿色区域为需要进行从excel文档中取数的区域， 对应的关系为： 函证编号＝函证编号 单位名称＝致 贵公司欠＝贵公司欠 欠贵公司＝欠贵公司 上述的关系在合并邮件中比较重要，需要明确关系才能实现连接的准确性，这也是我们使用邮件合并的目的！ 明确的上述问题，就可以进行下一步了！！ 第步 进行合并邮件 1、 显示合并邮件的工具栏：视图－－工具栏－－合并邮件 图表 3 2、 显示合并邮件的步骤工具栏：工具－