2-1值班工作.ppt

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2-1值班工作

其他样式的值班表 其他样式的值班日志 1.热情服务,照章办事   值班人员不仅要为领导服务,为上级服务,为单位内部各部门和下级服务,为客户服务。在服务中,对待每一项工作都要做到严肃认真,不能轻率处理每件事,不能放过收到的信息中的每个疑点,更不能越权办事。 2.问明情况,做好记录   无论什么时候接到的电话,不论事情大小,都要问明情况,如来电者姓名、单位、职务(职业)、来电时间、反映情况的内容等,并一一认真做好记录。有条件的还可配备录音电话。 3.重要情况,及时报告   所谓重要情况,是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等,或者是需要上司立即知道(决策)、采取措施、亲临现场处理的问题。凡属此类情况,值班人员要及时报告相关领导,并迅速按领导指示承办。 4.完成工作,办理交接   一些能在值班时间内处理好的事务,当班人员尽量处理完。上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚,并按照规定的时间、程序做好交接工作,以保证值班事务的连续性。 模拟做一份值班记录 复习 秘书日常事务工作:接待工作、接打听电话、办公物品管理、印信管理、介绍信、值班室基本内容和基本要求等。 可观看视频,思考总结 《秘书实务》值班 [知识目标] 值班工作的内容、任务和要求 [能力目标] 能够安排值班工作 [教学重点] 如何安排值班工作 [教学方法] 讲解、讨论、案例分析法 任务四 值班工作 任务导入 国庆节期间,公司将按照国务院的有关规定,放假7天。为了加强国庆期间公司的安全保卫工作,公司安排了值班。10月6日,轮到办公室高山秘书值班,到午夜时分,高秘书忽然接到保卫的电话,说有一个自称是张总亲戚的陌生男子要找张总,说有急事要找张总,高秘书接到电话后该怎么做。 任务分析 随着生产力和科学技术的发展,业务联系,人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日内发生,尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区,因而需要有人值班,以补正常工作日的不足。 国庆7天长假,天地公司当然也得要安排人手值班,以确保整个单位正常运转。 (一)值班的含义与分类 1、含义 值班,是指单位为了保证办公室正常的工作秩序,确保信息畅通,杜绝“空岗”、“脱岗”现象,在节假日、双休日及正常下班后,安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室,通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说,单位是实行兼职轮流的值班制度。 相关知识点分析 按照职责范围,值班可分为: 2、分类 (1)综合值班,即负责处理本单位各项事务的值班,如大中型单位的总值班室; (2)专项值班,即只负责处理某一项事务的值班,如单位内部各职能部门的值班。 按照人员来分,值班可分为: (1)固定值班,即由专门人员负责的值班,如秘书机构的日常值班; (2)轮流值班,即由不同部门,不同职务的人员交替担任的值班,如节假日值班。 按照时间特征分,值班可分为: (1)永久性值班,单位专门设立的值班室; (2)临时性值班,针对某一项任务在某一段时内进行的值班。 在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门,还设立专职人员组成的常设值班室,昼夜轮班值守。 (二)编制值班表 平日需要有人值班的办公室 节假日值班办公室 2.值班表的内容  (1)列出值班时限和具体值班时间。  (2)按照要求填入值班人员姓名。  (3)标明值班的地点。  (4)标明负责人姓名或带班人姓名。  (5)有时须用简明的文字标明值班的工作内容。  (6)标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。 某集团公司国庆放假值班表 值班 时间 值班人 员姓名 值班 地点 值班 电话 带班 领导 值班 任务 10月1日 张×× 办公室 总经理 1、接听和处理电话,保证联络渠道畅通。 2、接待和指引来访人中。 3、接收分发文电邮件和书报杂志。 4、处理临时发生的事情。 5、注意安全,防火防盗。 10月2日 李×× 办公室 副总经理 10月3日 王×× 办公室 副总经理 10月4日 郭×× 办公室 行政办主任  注意  事项 1、值班时间:每天上午8天至下午5点30分 2、做好值班记录。 3、值班人员不得缺席,确因病因事不能值班,请提前联系办公室,以便及时调整人员。 点击添加标题 (三)工作的内容、任务 负责信息沟通和通讯联络 负责公务接洽和来访接待 处理突发事件确保安全 做好值班记录保持工作连续 1、负责信息沟通和通讯联络 接受并登记紧急文件 收受并转送电报 2、负责公务接洽和来访接待 (1)外来人员登记表 序号 姓名 性别 单位 乘坐车辆 携带物品 办理 事项 进入时间 出门时间 备注 (2)来访接待记录表 来访人姓名 来访人单位 接待时间

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