办公室事务和管理讲解.ppt

任务一 布置办公室 请同学们打开课本P1中的任务引入，看到了我们的案例题，请大家在合理的情况更好的安排图1——1的办公室平面图。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。 分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。 （二）公用资源摆放有序，用后归位 1、文件柜里的公用文件夹应该整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便于他 人再用； 2、公用办公用品的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的，小的放上 面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 3、一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要 求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。 4、接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常 整理，做好接待窗口的对外形象。 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理掉，在她操作的过程中，戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备安全操作规程操作的后果是极危险的。 当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！ 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患包括： 1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门； 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼； 3、办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作； 4、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露； 5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品； 6、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将必威体育官网网址原件忘在复印机玻璃板上；7、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物品。 练习题 1、简述收信、发信的一般程序。 2、如何处理上司的亲收邮件？ 3、如何做好电话记录？ 4、情景模拟接听电话。 5、练习接听电话的程序，在接听中注意程序的完整性。 6、练习设计并填写电话记录单。 第三节 办公用品的发放和管理 ◆办公室常用设备的使用 ◆办公用品的发放程序 技能要求：通过本节的学习，能够 ★操作和一般维护常用办公设备 ★发放办公用品的方法和程序 知识要求：通过本节的学习，掌握 ★办公室常用设备的功能和特点 ★办公用品易耗品的范围、分类和管理方法 ★节约办公用品的措施 ◆办公室常用设备的使用 大多数办公室中的办公品是： A4和B5或A3和B4文件纸——用于打印机或各类文件。 备忘录或便条——内部交流时使用，可用于计算机或打字机。 标 签——用于打印姓名和地址，并粘贴在信封、文件、索引卡片等上面。 留言便笺——打印的留言便笺用在多数办公室中，作为工作人员获取留言的正式途径。 打孔机——在整理文件