办公自动化-第5次课：word长文档排版讲解.ppt

* 计算机基础教学研究中心 授课人：李江华 教授 第五讲：word长文档排版功能 Word 高级排版操作 为了帮助用户提高文档的编辑效率，创建有特殊效果的文档，Word 提供了一些高级格式设置功能来优化文档的格式编排，如可以应用模板对文档进行快速的格式应用，可以利用“样式”任务窗格创建、查看、选择、应用甚至清除文本中的格式，还可以利用特殊的排版方式设置文档效果。 教学重点与难点 插入页码 使用模板创建文档 在文本中应用样式 修改样式 1 页码 页码就是给文档每页所编的号码，以便于读者阅读和查找。页码一般添加加在页眉或页脚中，当然，也可以添加到其他地方。 插入页码 设置页码格式 1.1 插入页码 要在文档中插入页码，可以选择“插入”|“页码”命令，打开“页码”对话框。 1.2 设置页码格式 在文档中，如果需要使用不同于默认格式的页码，例如i或a等，就需要对页码的格式进行设置。 要对页码进行格式化设置，可以在“插入”|“页码”|“格式”对话框中，单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框进行设置。 1.3 插入分页符和分节符 使用正常模板编辑一个文档时，Word是将整个文档作为一个大章节来处理，但在一些特殊情况下，例如要求前后两页、一页中两部分之间有特殊格式时，操作起来相当不便。此时可在其中插入分页符或分节符。 插入分页符（掌握） 插入分节符（掌握） 1.3.1 插入分页符 分页符是用来标记一页终止并开始下一页的点。在Word 中，可以很方便地插入分页符。 插入|分隔符对话框进行。 1.3.2 插入分节符 如果把一个较长的文档分成几节，就可以单独设置每节的格式和版式，从而使文档的排版和编辑更加灵活。 插入|分隔符对话框|分节符类型 2.1 使用模板 模板是一种带有特定格式的扩展名为.dot的文档，它包括特定的字体格式、段落样式、页面设置、快捷键方案、宏等格式。在Word 中，任何文档都是以模板为基础的，模板决定了文档的基本结构和文档设置。当要编辑多篇格式相同的文档时，可以使用模板来统一文档的风格，还可以加快工作速度。 了解模板 使用模板创建文档 创建模板 2.1.1 了解模板 任何Word文档都是以模板为基础的，模板决定文档的基本结构和文档设置。在Word 中，模板分为共用模板和文档模板两种。 共用模板：就是Normal模板，其所含设置能够适用于所有文档的模板。例如，进入Word 时出现的空白文档就是基于Normal模板的。 文档模板：就是所含设置仅适用于以该模板为基础的文档的模板。如备忘录模板就是文档模板。 2.1.2 使用模板创建文档 Word 自带了一些常用的文档模板，使用这些模板可以帮助用户快速创建基于某种类型的文档。 要想通过模板创建文档，选择“文件”|“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，并在“模板”选项区域中，单击“本机上的模板”链接，打开“模板”对话框。 2.1.3 创建模板 在文档处理过程中，当需要经常用到同样的文档结构和文档设置时，就可以根据这些设置自定义并创建一个新的模板来进行应用。在创建新的模板时有根据现有文档创建和根据现有模板创建两种方法。 根据现有文档创建模板 打开已有文件|另存为|保存类型选择“文档类型”|dot 根据现有模板创建模板 文件|新建|本机上模版|选一个模版打开， 另存为|保存类型选择“文档类型”|dot 2.2 使用样式 所谓“样式”就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当Word提供的内置样式有部分格式定义和需要应用的格式组合不相符，还可以修改该样式，甚至可以重新定义样式，以创建规定格式的文档。 在文本中应用样式 修改样式 创建样式 删除样式 2.2.1 在文本中应用样式 在Word中新建文档都是基于一个模板，而Word默认的模板是Normal模板，该模板中内置了多种样式，用户可以将其应用于文档的文本中。同样，用户也可以打开已经设置好样式的文档，将其应用于文档的文本中。 格式|样式和格式：右侧出现样式任务窗。 输入文字，用标题1、标题2…正文等进行标注。 2.2.2 修改样式 如果某些