时间管理法解读.ppt

報告流程 自我檢視 卡片：我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上 我一週最想完成的五件事 自我檢視 我一週最想完成的五件事 思考 目標達成率 把時間用在刀口上 以理性科學的方式，評斷優先順序 何謂時間管理 是目的性的生活技巧 善用技巧，可合理、有效地利用可支配的時間 引導並安排自己的生活，朝向理想的目標邁進 如何管理時間 時間管理的方法 八十二十法則 掌握關鍵，花較少的時間得大功效 象限法 一週觀點法 集中處理法 角色平衡法 象限法 象限的運用原則 總結 1.時間管理的價值 2.實務應用 電話管理 有效的開會 授權 3.善用科技展品做好時間管理 1、時間管理的價值 提高生產力 2.實務應用 電話管理 有效的開會 2.實務應用 電話管理 2.實務應用 電話管理 3.善用科技產品做好時間管理 outlook：安排時間 PDA：名片及行事曆管理 手機：自動轉帳、線上下單 BBS：公布訊息 視訊產品：節省開會交通成本 本組成員介紹 參考書目 伍忠賢作，1997年，以快取勝－企業時間管理，初版，業強出版社 布蘭查、翁肯、巴羅作，1992年，一分鐘時間管理，初版，聯經出版社 凱蒂瓊斯作，2001年，職場成功有效時間管理，第一版，智庫文化 麥肯恩作，1996年， 時間陷阱，第一版，天下文化出版 賽維特作，1995年，留更多時間給重要的事，第一版，大村文化出版事業 羅伯特哈契瑟作，1996年，掌控時間，初版，金錢文化出版 * * * * 時間管理 Time Management 張盈鈺 張珮珮 徐怡芬 徐愛菊 李婷慧 張敬珣 自我檢視 WHAT WHAT HOW HOW WHY WHY before after 我學到了什麼？ 百分比 把時間用在刀口上， 時間管理四象限 第一象限急迫又重要的事。 各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。 Ex：陪重病的親友上醫院 第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。 Ex：完成人資7篇reading packet 第三象限急迫但不重要的事 因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足別人期望與標準。 Ex：看華視週日晚間的柯南 第四象限不急迫又不重要的事 簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙得焦頭爛額, 不得不「逃避」到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。 Ex：上網收廣告信 5 6 3 3 5.上網收廣告信 3 4 1 3 4.看柯南 2 3 2 1 3.完成人資報告 1 2 1 1 2.陪親友上醫院 4 5 3 2 1.定期運動 優先次序 總數 短期迫切性 長期重要性 工作項目 兩個構面：重要性、急迫性 三種程度：最重要、重要、不重要 Step3 配合生理時鐘，擬定計畫。 Step4 分析、檢討目標達成率與改進。 Step2 安排目標的輕重緩急，安排優先次序。 Step1 訂好長程目標，以及與之有關的短期目標。 善用規劃的觀念 第四象限 不急迫又不重要的事 何必做 第三象限 急迫但不重要的事 可以做 （亦可分派） 第二象限 重要但不急迫的事 應該做 第一象限 急迫又重要的事 必須做 擬定工作計畫（工作日誌） 優先次序 急 不急 重要 不重要 人生目標 總機小姐可以留言 3 15分 BB來電談預算之事 9：05 海倫可做此事，要她分類，排出優先次序，並回一些信 4 30分 讀信並將信件分類 10：05 口述得不是很有條理 2 45分 要海倫聽寫信件 9：20 總機小姐可以留言 4 15分 魏特來電 8：50 時間運用得當 1 5分 寫便條給海倫 8：45 時間運用得當；發現兩個要海倫注意的問題 1 15分 檢討今日計畫 8：30 可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了 4 20分 端咖啡，讀報 8：10