办文要注意的几个问题概要.ppt

六、版记 按现行公文规范要求，版记仅标注抄送（报送或分送）单位或个人、印发单位及印发时间，必要时可加上拟稿人或校对人，印发份数，字体为仿宋四号字，但不再标注主送单位、主题词。 七、纸张及装订 纸张一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）,左侧装订，钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/3（1/4）处，钉垂直。 八、如何应用新系统办理公文 （一）拟办意见要简洁、准确 局领导批示意见： 此件拟办意见应该体现两层意思，一是审定经费事项，二是以什么名义印发该方案。 此件拟办意见太长，要简明扼要。 （二）拟稿要有内容 这是报请审批印发xx方案的请示，正文内容一定要放在拟稿，以方便局领导审阅和修改（其实可将草拟的通知直接作为正文，拟办意见给予说明请示事项即可。 （三）业务部门提出意见 （四）内容要与来文要求吻合 （五）标题的表述要精简、准确 转发上级通知文件，出现多级部门转发时，则最低一级部门转发最高一级部门的通知文件即可。 （六）文字要通顺，条理要清楚，表述要准确 （七）内容要完整 附件作为正文的佐证材料（依据）一定要齐备。 撰写纪要时参加人员一定要补充完整。 （八）要有一定的政治敏感 （九）要在相关文件来文一栏添加复函（意见）WORD文档 （十）可通过办文历程查看办文进度 九、公务活动安排（会议通知） 着重是审核参加（参会）人员和活动安排（议程） 错误之处是局领导及下属单位参加人员都写负责同志，无法区别体现。 谢谢！ 办文要注意的几个问题 一、文种 常用的有：请示、通知、函 （一）请示：上行文，原则上是一事一请示。如以公共事业局的名义向上级部门行文。上级部门如新区管委会、市教育局、市文体旅游局等。 机关各科室或下属单位要报请审定印发有关方案、审批经费等事项，也用请示，抬头（主送部门）写公共事业局，不能写局领导。 （二）通知 属于平/下行文，原则上是只对下属单位行文。 涉及多个部门（如其他职能局），且已报请上级部门（如新区管委会）审批，要求以我局名义发文的通知文件，须标明经新区管委会或新区领导同意，此时也可向平级单位发文。 （三）函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 二、标题 1.正文必须有标题，标题使用二号华光简小标宋或宋体（加粗）。 2.标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。 3.标题排列应当使用梯形或菱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。 词意不完整 这个件就是犯了词意不完整的问题。新华中学是一个完整的词，不能拆分，如果第一行太长、字数太多，“新华中学”四个字无法一起放在第一行，可将“新华”两字转至第二行，确保 “新华中学”这个词组及其词意完整。 三、正文 （一）页面设置 页边距上3.9cm，下3.3cm，左2.8cm，右2.6cm,行距28磅。 为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅。 这个请示件按行距28磅来排版的话，落款单位及时间就会出现在单独的一页，不合办文规范和要求。将行距调至26磅，就避免了落款单独一页的问题。 这个请示件内容字数不多，但行距按28磅或小至20磅来排版，落款单位及时间都无法在第一页。将行距调至29磅，使附件中的“代拟稿”三个字转至下一页，避免了落款单独一页的问题。 （二）正文字体 正文使用三号仿宋体字，正文要与标题隔一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 文中一级标题使用黑体不加粗，二级标题使用楷体或楷体加粗，三级标题使用仿宋体加粗，四级以下标题使用仿宋体。一级标题后若回行不使用标点符号。 这个件犯的错误有两处：一是标题字体错误使用黑体小二号字，应使用二号华光简小标宋或宋体加粗；二是正文字体错误使用仿宋四号字，应使用仿宋三号字。 （三）正文层次序号 正文第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”，第5层为“①”。序号如果有括号的，括号后面不得添加任何标点。 （四）引用公文的规定 正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。 错误： 按照《深圳市龙华新区教育科学研究课题管理暂行办法》（深龙华公共〔2