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模块5 数据清单的管理与操作
关系数据库中数据的结构方式是一个二维表格,Excel 2003对工作表中的数据是按数据库的方式进行管理的,Excel中的“工作表”就是数据库软件(如FoxBASE)中的“数据库”文件,具有数据库的排序、检索、数据筛选、分类汇总等功能,并以记录的形式在工作表中插入、删除、修改数据。
使用记录单
如果把工作表作为一个数据库,则工作表的一列就是一个字段,每一列中第一个单元格的列标题叫字段名,字段名必须由文字表示,不能是数值。工作表的每一行对应数据库的一个记录,存放着相关的一组数据。数据库的字段数最多为256,记录数最多为65535。
对于工作表的内容,可以执行“数据”菜单中的“记录单”命令,在弹出的对话框中,以记录为单位对数据进行浏览、插入、删除、修改等操作。
1.使用记录单添加记录
(1)单击要添加数据的数据库列表内的任意单元格。
(2)单击“数据”菜单→“记录单”命令 →在弹出的对话框中单击“新建”按钮。
(3)在记录单的每一个字段中输入相应的内容,按“下一条”下移一条记录,按“上一条”则上移一条记录。
(4)新字段内容输入完毕后,单击“关闭”完成添加“记录单”对话框。如图8-1所示。
图8-1 “记录单”对话框 图8-2“输入查找条件”对话框
2.修改记录单
(1)单击数据库列表内的任意单元格。
(2)单击“数据”菜单→“记录单”命令 →在弹出的对话框中单击“下一条”按钮或者用鼠标拖动垂直滚动条来查找要修改的记录单→对记录进行修改。
3.删除记录单
(1)单击数据库列表内的任意单元格。
(2)单击“数据”菜单→“记录单”命令。
(3)在记录单对话框中找到要删除的记录。
(4)单击“删除”→“确定”→“关闭”
4.使用记录单有哪些信誉好的足球投注网站条件匹配的记录
(1)在要查找的数据库中单击列表内的任意单元格。
(2)单击“数据”菜单→“记录单”命令→“条件”按钮,在记录单输入查找条件。如图8-2所示。
(3)按“Enter”键,查找到满足条件的第一条记录,然后单击“下一条”按钮继续查找。
筛选数据库
数据筛选是把符合条件的数据显示在工作表内,而把不符合条件的数据隐藏起来。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种方法。
1.自动筛选
(1)单击数据库中任意单元格。
(2)单击“数据”菜单中的“筛选”命令,在子菜单中单击“自动筛选”选项。这时在每个字段名的右侧都会出现一个下拉箭头,如图8-3所示。
图8-3 自动筛选
(3)在图8-3中,单击“部门”列的下拉箭头,在列表框中选择“开发部”,筛选结果如图8-4所示。
图8-4 筛选结果
2.自定义筛选
自定义筛选可以构造出复杂的筛选条件。步骤如下:
(1)单击数据库列表内的任意单元格。
(2)单击“数据”菜单中的“筛选”命令,在子菜单中单击“自动筛选”选项。
(3)在图8-4中,单击“年龄”字段名右边的下拉箭头,在列表中选择“自定义”,弹出“自定义自动筛选方式”对话框,输入自定义条件,如图8-5所示。
图8-5 “自定义筛选”对话框
(4)单击“确定”,结果如图8-6所示。
图8-6 筛选年龄大于等于25并且小于等于30的记录
3.高级筛选
高级筛选即是根据多个条件来筛选数据,并允许把满足条件的记录复制到工作表的另一个区域中,原数据区保持不变。
(1)在空白区域建立条件区,在条件区域中设置筛选条件,如图8-7所示。
图8-7 建立条件区域
(2)单击数据库中任意单元格,但不能单击条件区域与数据区域之间的空格。
(3)单击“数据”菜单中的“筛选”命令,在子菜单中单击“高级筛选”选项,弹出“高级筛选”对话框。如图8-8所示。
图8-8 “高级筛选”对话框
(4)在“高级筛选”对话框中的“数据区域”输入整个数据区域如$A2:$H10,在“条件区域”输入条件区域如Sheet2!$B$12:$D$13;或分别单击数据区域和条件区域的折叠按钮,然后在图8-7数据表中选择。
(5)单击“确定”,即可得到筛选结果。图8-8所示。
图8-8 筛选性别为男并且年龄大于等于25岁的记录
注意:① 筛选条件若是“与”的关系,则条件必须出现在同一行。
② 筛选条件若是“或”的关系,则条件不能出现在同一行。
数据排序
数据库的排序是按字段进行的,对数据的排序有升序和降序两种方式,可以对一个字段进行排序,也可以对多个字段进行排序。
1.默认排序是按升序排序,Excel使用顺序如下:
(1)数值从最小的负数到最大的正数排序。
(2)文本和数字的文本按从0~9~A~Z的顺序。
(3)在逻辑值中,False排在True之前。
(4)所有错误值的优先级相同。
(5)空格排在最后。
(6)小写字母排列在大写字母之前。
汉字可根据汉语拼音的
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