宴会经营管理概要.ppt

第 十 章 宴会经营管理 第一节 宴会预订 一、宴会预订的含义 宴会预订是饭店宴会部承接客人预约宴会活动，商讨并确认宴会具体事宜的一项专门工作。 二、承接宴会预订的组织 1、宴会预订部 2、宴会销售部 3、餐饮部 三、宴会预订的方式 1、电话预订 2、面洽预订 3、信函预订 4、登门预订 5、中介预订 6、指令性预订 四、宴会预订的程序及内容 1、回答客人有关宴会的问讯 （1）宴会厅（或宴会间）是否有空。 （2）宴会的菜肴、饮料以及宴会厅（或宴会间）的费用。 （3）宴会菜肴的内容。 （4）宴会主办单位提出的有关宴会的设想，以及在宴会上安排活动的要求能否得到满足。 （5）宴会厅（或宴会间）的规模及各种设备情况。 （6）中西餐宴会、酒会、茶话会等的起点标准费用。 （7）高级宴会人均消费起点标准。 （8）大型宴会消费金额起点标准。 （9）各类宴会的菜单和可变换、递补的菜单。 （10）不同费用可供选用的酒单。 （11）不同费用标准的宴会，饭店提供的服务规格。 （12）不同费用标准的宴会，饭店可提供的配套服务项目。 （13）中西餐宴会、酒会、茶会的场地布置、环境装饰和台型布置的实例图。 （14）饭店所能提供的所有配套服务项目及设备。 （15）宴会中主要菜点和名酒的介绍及实物彩色照片。 （16）宴会预定金的收费规定。 （17）提前、推迟、取消预定宴会的有关规定。 2、接受宴会预订 宴会预订单的内容主要包括： （1）宴会主办单位或个人。 （2）宴会主办单位负责人头衔、地址、电话。 （3）宴会类型（庆祝宴会、招待宴会、表彰宴会和其他商业会议宴会）。 （4）宴会日期及宴会开始时间。 （5）出席人数（一般大型宴会的出席人数要在规定最低时间内确定，一般 24～48小时前最后确定）。 （6）付款方式（现金、信用卡、支票）。 （7）预定金额（一般大型宴会为总费用的10～15％）。 （8）价格，即宴会各项费用开支和总计额。 （9）宴会形式及宴会厅的布置。 （10）宴会菜单。 （11）预订人姓名。 （12）合同类型。 （13）备注。 （14）预订日期。 （15）编号等。 宴会会预订单的类型 宴会部或宴会的规模、档次、风格以及管理方法不同，宴会预订单也有所不同。 （1）小型宴会预订单。 （2）大型宴会或中型宴会预订单 （3）饭店宴请活动预订单。 （4）综合型宴会活动预订单。 （5）会议型宴会活动预订单。 3、发送宴会预订确认书 （1）暂时性确认 宴会预订仅仅填写完宴会预订单而未得到所涉及到的其他部门和主办人的确认，就算作暂时性确认。 （2）确定性确认 宴会预计在填写完预订单后，如果得到了所涉及的有关部门和主办单位或个人的确认，就是确定性宴会预订。 （3）签订宴会活动书 五、宴会预订的管理 1、宴会预订金的处理 2、宴会预订后的进一步确认 3、宴会预订信息的传递 4、宴会预订的登记 5、宴会预订的立档建卷 6、宴会预订的取消与变更 1．宴会预订金的处理 为了保证宴会预订的确认，饭店往往要求已确定日期的顾客预付一定数量的订金。 （1）如果顾客超过饭店规定的限期取消预订，订金将不予偿还，如果对方与饭店有良好的信用关系，则不必付订金。 （2）对于确认后届时不到的客人，按全价收费。 （3）取消预订，一般要求在宴会前一个月通知饭店，这样不收任何费用。 （4）若是在宴会前一个星期通知，预订金将不予偿还，还要收取整个宴会费用的5％作为罚金。 2．宴会预订后的进一步确认 在接受预订后，饭店联系人应保持用信函的方式与对方进一步确定讨论过的细节。 必须在宴会活动前一个星期要求对方提供参加宴会的确切人数，以便做好设备、布置等方面的准备。 3．宴会预订信息的传递 在完成所有的宴会预订确认后，应根据规定，向所有有关部门发送宴会预订单，这些部门一般已列在预订单的下方。 任何与该