会中服务和协调实训项目.doc

会中服务与协调实训项?目 【学习目标】 ?通过学习与训练，使学?生了解会中工作的内容?，掌握会中各项工作的?流程、方法和手段，做?好会议进行阶段的各项?工作。 知识目标? 了解会议进行阶段各?项工作的主要内容。? 掌握会中服务工作的?基本要求和一般程序。? 掌握会议突发事件?的类型和处理方法。? 了解会议值班工作内?容。 熟悉会议接待?新闻采访的原则和程序?。 熟悉会议信息工?作内容。 掌握会议?记录的方法。 掌握?会议简报的内容和结构?。 能力目标 能?够完成会议签到和引导?工作。 能够联系和?接待新闻媒体。 能?够收集会议信息并印发?会议简报。 能够作?好会议记录。 能够?监督会议经费的使用。? 能够做好会议协调?工作。 能够处理会?中突发事件。 能够?做好会议值班工作。? 能够安排接待会议新?闻采访并拟写新闻稿或?新闻发布会发言提纲。? 能够做好会议信息?工作。 能够制发会?议简报。 案例7-?2 ××创新股份?有限公司将于12月2?6日召开本年度年会暨?必威体育精装版研发成果展示会。?前一段时间，大家都在?忙会议筹备阶段的事情?，现在准备工作基本就?绪，与会人员也将于1?2月25日陆续到达，?会议筹备组组长林明伟?召集会议筹备组的工作?人员，布置落实会中工?作。任云飞和于华负责?会议报到和签到工作，?要做好接站工作，与会?人员乘坐的交通工具有?飞机、火车和汽车，到?达时间是早晨6时至晚?上11时，与会人员中?有10位是领导和贵宾?，要派专车一一去接。?车队的司机和车辆要全?力保证。 实训提示? （1）会议接站，要?掌握好会议接站工作的?准备内容，安排好车辆?，同时注意礼仪规范。? （2）会议签到，?要注意选择签到方法，?并准备好必要的工具。? （3）会议引领要?认真组织，周到热情，?注意礼仪规范。 ?三、知识导入 (一?)实训任务基本知识要?点 1.接站的准备?内容 与会者集中抵达?时，可以在机场、车站?安排接站人员等候，设?立接待站。制作醒目的?牌子或横幅，标明“×?×会议接待处”字样。? 2.接站的注意事?项 确定迎接规格，作?好接站准备，设立接待?处，准备好接站标志，?掌握抵达情况，作好宾?主双方的介绍。 3?.接站工作的程序 搜?集会议回执→编制表格?→安排接站→培训接站?人员→准备接站用具→?统一指挥调度→事先通?过传真或电话告知到会?者详细路线→接站。? 4.会议签到的方法? ①秘书代签法。由秘?书人员在到来者的名下?画圈。②证件（卡片）?式签到。与会代表在预?先发给他们的证件或卡?片上签上自己的姓名，?然后上交即可。 ③簿?式签到。与会代表在入?场时，到秘书人员事先?准备好的签到簿上签署?自己的姓名、职务、所?在单位、联系电话及安?排住宿房号等，以示到?会。 ④电子?自动签到。代表将印有?代表固定号码的卡片送?入签到机，签到机立即?将姓名、号码传到中心?，并把签到卡退还代表?。电子签到的优点在于?快捷方便，不会因速度?慢而在会场入口处出现?混乱拥挤的现象。 ?5.会议报到工作内容? 查验证件、与会者登?记、发放会议资料袋、?预收会务费等费用。? 6.签到工作的程序? 安排签到人员→准备?签到用品与设备→签到?人员提前到会→迎接与?会人员→介绍签到工作?的内容→发放会议资料?和票证。 7.会议?引领工作 会务工作人?员为与会者指引会场、?座位、展区、餐厅、住?宿的房间；陪伴重要来?宾入场就坐；为上司和?来宾作介绍；帮助来宾?领取名片卡并引领入座?。 2.车辆安?排表 如表7-15?所示。 3.签到?登记表 如表7-1?6所示。 三、知?识导入 (一)实训?任务基本知识要点 ?（1）会议值班的内容?。主要包括值班电话记?录、值班接待记录、值?班日志、信息传递。 ?（2）会议值班工作任?务。会中协助有关人员?收集会议信息资料并传?递信息；做好会场控制?，限制无关人员入场，?保证会议正常秩序并加?强必威体育官网网址；备有领导及其?他相关人员的联系方式?，必要时请示沟通；坚?守岗位，督导和协助其?他会议工作人员工作；?作好各种协调。 （3?）会议值班工作制度。?主要有信息处理制度、?岗位责任制度、交接班?制度、领导带班制度。? （4）接待采访会议?的新闻媒体的基本原则?： ①会议新?闻要实事求是地报道，?内容必须与会议基本内?容相吻合，达到宣传会?议精神的目的，利于会?议精神的执行。 ②?掌握会议信息的必威体育官网网址度?，做到内外有别。对于?会议内容中涉及的机密?问题，应严守必威体育官网网址原则?，不能在报道中泄露机?密。 ③报道中的重?要观点和提法，要经领?导审定，以免造成差错?或失误。 ④无论是?撰写新闻报道稿，还是?为新闻媒体采访