GL—AD—35公文管理制度.docxVIP

1目的为加强公文管理，提高办文速度和质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，根据国家对于公文管理的有关规定，结合公司实际，特制订本制度。2内容公文管理的主要内容包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，有关单位的函、电、来文，本公司上报下发的各类公文。3职责及要求3.1公文管理必须做到及时、准确、安全。公司公文由人事行政部归口管理，由行政专员收发、分办、用印、立卷。3.2公司收到的公文由人事行政部统一登记签收，在签收和拆封时，行政专员需注意检查封口和邮戳，对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕的公文应拒绝签收。4公文的登记保管4.1来文拆封后应及时附上“公文处理标签”，进行登记、保管。 4.2公司人员开会或外出带回的公文及资料应及时送交人事行政部进行登记保管，不得个人保存。5公文的阅批与分转5.1为了避免公文传阅中丢失，人事行政部传阅文件时应制作文件目录，标明文件名称、字号、来文机关，并在每次传阅后检查。5.2凡正式文均需由人事行政部负责人根据文件的内容和性质阅签后，由行政专员呈送公司相关领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。5.3一般函、电、单据等，由人事行政部行政专员直接分转处理，如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。5.4为加速文件运转，行政专员应在当天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况除外)。6公文的传阅6.1公文的传阅由人事行政部行政专员负责，并按公文的缓急程度，特急办件以红色文件夹标示,一般阅件以蓝色文件夹标示后，分类送交领导传阅。6.2传阅公文应严格遵守传阅范围和必威体育官网网址规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。6.3阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交人事行政部，切忌横传。6.4阅批文件一般不超过两天，阅后应签名以示负责。6.5阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅或复印手续，以防止丢失泄密。7公文的督办7.1人事行政部行政专员对文件负有催办检查督促的责任，要按文件所提要求和领导在公文上的“批示”和“拟办意见”等办理有关事宜。行政专员要填制公文批示办理表，逐文登记，填写批示意见和办理结果、进度等备查。7.2承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，并在两个工作日内办毕，不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关必威体育官网网址规定，并征得人事行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档或周转。7.3人事行政部行政专员应加强督办事件的跟踪、反馈，并及时将承办结果报有关领导。8发文公司发文包括公司董事会文件、公司行政文件、公司党支部文件和公司工会文件。9公文文号编制规则9.1以公司名义对外发文，用（红头文件）威而特字(××年)××号；9.2以公司名义对内的重要发文（红头文件），用威而特总发(××年)××号9.2公司党支部发文，用威而特党字(××年)××号；9.3以工会、共青团名义发文，用工会（共青团）政字(××年)××号；9.4其他管理部门的发文，用威而特字(××年)函××号。10发文的范围10.1凡是以公司名义发出的文件、通知、重要通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报、信息，均属发文范围。10.2下发文件主要用于：a)公布公司规章制度；b)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；c)公布公司体制机构变动或干部任免事项；d)公布公司的项目建设、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；e)发布有关奖惩决定和通报；f)其他有关公司的重大事项。10.3行文、外发文主要用于：a)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；b)同有关单位联系有关公司重大经营管理及生产、技术、物资供应、科研工作等事宜。11发文的程序11.1公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、会稿（分管领导或相关部门经理）、签发(公司相关领导)打印、发文、 催办、立卷、归档、销毁等。11.2主办部门根据实际需要草拟文件初稿。草拟公文应注意以下事项：a)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章;b)反映情况要客观，实事求是;c)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。d)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。11.3草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确。草拟文稿应打印成文，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔和彩笔书写。11.4文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、附件、发送范围、印刷份数、拟稿部室和拟稿人，并签名、标定日期和密级。11.5本公司发文确需加密的，