国立高雄应用科技大学总务处作业程序说明表-总务处网页.doc

國立高雄應用科技大學作業流程圖 自行收納款項收據之管理作業 自行收納款項收據之管理作業說明 各機關印製之自行收納款項空白收據，應由會計單位負責保管。 自行收納款項收據之領用，應由出納管理單位或使用單位填具領用單1式2聯，經主辦出納或使用單位主管簽核後，向會計單位領用。領用單第1聯由會計單位抽存，第2聯由出納管理單位或使用單位保管存查，並應設置自行收納款項收據紀錄卡，隨時記錄使用情形，備供查核。 出納組點收空白「自行收納款項收據」；於繳費管理系統依領用字軌、數量設定使用人及根銷人後，啟用收據。 依業務單位之各項繳款通知等文件，出納組收費並開立收據；出納組得依核准公文等文件，預先開立自行收納款項收據，交業務單位辦理請撥補助款事宜。 已使用之自行收納款項收據，第一聯交繳款人收執或交業務單位辦理請撥補助款事宜。收據按編號順序開立，不得跳號，並以類別分類。 各項收入款項解繳本校校務基金專戶，填寫「國庫機關專戶存款收款書」彙解各項收入款時，應註記「自行收納款項收據之字軌號碼」以供檢核；屬票據繳納者，應在各該繳款單據「備註欄」內填寫收款之收據字軌號碼及繳存票據號碼。 已使用之自行收納款項收據第二聯報核聯，併同國庫機關專戶存款收款書或代理公庫各項存入憑證送主計室審查、列帳及銷號。第三聯存根，由出納組存查。 主計室開立傳票。 出納組自行設置自行收納款項收據紀錄卡，隨時記錄使用情形，備供查核。 未使用或已使用擬作廢之收據，由主計室及出納組列表記錄起訖字軌號碼，截角作廢，並妥慎保管備查。保管期限至少2年，屆滿2年後，陳經教育部同意得予銷毀。收據啟用操作說明 簽入組長帳號密碼後點選：自動繳費管理系統(日常作業(收據啟用作業。 進入【收據啟用作業】後在第一個收據[領用人]頁面選擇領用人（出納組組長）之姓名。 點選第二個[領用字軌字號]頁面。 進入[領用字軌字號]後選擇欲授權之字軌。 點選第三個[啟用登錄]頁面。 輸入啟用數量(每啟用一單位為50張收據)。 輸入使用人及根銷人，輸入時請先按下拉式選項按鈕後再輸入姓名。(註：非出納組之領用單位的根銷人為出納組的臨櫃收費的承辦人) 輸入完畢按 批次指定 後，電腦會自動勾選收據並填入使用人及根銷人。 按 確定啟用 。(按一下即可) 啟用後會出現確定啟用的新視窗。(每啟用一單位即會出現一次)收據領用申請操作說明（出納組向主計室） 簽入出納組組長帳號密碼後點選：自動繳費管理系統(日常作業(收據領用申請（出納對主計）。 在下方空白處按滑鼠右鍵，點選：新增。 選取所需領取之收據的字軌。 輸入所需領取之收據份數（每份為50張），按右鍵選取存檔。 點選領用單，在下方空白處按滑鼠右鍵，即可列印，核章後向主計室領取。 於上方領用日期輸入起迄時間，點選明細列表，可表列領用情形。收據領用申請操作說明（各單位向出納組） 請點選「自動繳費管理系統」－「日常作業」-「收據領用申領-單位對出納」 於下方綠色區域，按滑鼠右鍵，選取「新增」  請於「領用單位」欄位輸入或選取您所屬的單位。 請於「份數」欄位輸入欲領取的數量，例如「100」（字軌字號不必選取（均為應用科大統收字）。 於下方綠色區域，按滑鼠右鍵，選取「存檔」。  選取「領用單」 於下方區域，按滑鼠右鍵選取「預覽列印」，即可印出「領用單」如次頁，請承辦人及所屬單位主管（組長或主任）於第一、第二聯核章後，送交出納組。 10 作廢 結束 自行收納款項收據存根聯存出納組備查 隨時更新「繳費管理系統」 主計室開立傳票 收據加蓋作廢章截角並列表記錄 作廢收據及紀錄送主計室 國庫機關專戶存款收款書證明聯 自行收納款項收據報核聯送主計室審查 各項收入款彙繳入庫 自行收納款項收據 第一聯交業務單位 自行收納款項收據 第一聯交繳款人 自行收納款項收據作廢 繳款人、金額、 摘要核對正確 依據核可文件預先開立自行收納款項收據 收款並開立自行收納款項收據 點收空白收據；於繳費管理系統啟用收據（依領用字軌、數量設定使用人及根銷人） 出納組依需用收據之種類及數量向主計室領用 準備作業