做时间的主人剖析.pptx

专业时间管理培训 把握时间，胜人一筹！ ——专业时间管理培训 2014/10/31 主要内容 培训收益 帮助您： 分析您目前的时间安排，并寻找改进机会 确定哪些任务对实现您的长期目标最为关键 使用专业工具来有效地计划时间 控制时间浪费因素 成为高效的时间管理者 主要内容 1、情景分析 下午5点，小张抬头看到同事们正在收拾东西准备回家。以他目前的速度，他可能要在办公室里待到半夜。 盯着自己的任务列表，他沮丧地叹了口气，还剩下三项关键任务。自己一整天都做了些什么呢？为什么任务还完不成？ 他回顾一天工作：上午，他与同事一起讨论他的月度报告。午餐时间则用来回复20多封电子邮件。然后与一个客户联系解决问题占去了一下午时间，而这件事本该由其他人来处理。如果他没有完成确实需要处理的工作，那他的任务列表和精心规划又有何意义呢？ 如果是您，您会怎么做？ 2、为何要管理时间？ 当您： 身陷各类琐碎的事务中（邮件、会议、报表、文书） 而下属又不断向您寻求帮助或给您带来问题时， 您将如何成为一名平易近人、尽忠职守的管理者，同时又能圆满完成任务，实现自己最高的目标呢？ 解决之道：您需要巧妙地管理自己的时间。 7、时间管理的概念 猜一猜（谜语）： 世界上所有事物中，什么东西既长又短，既快又慢，可无限分割亦可无限延展，最易为人轻忽且最令人遗憾，少了它，事情便无从发生，它不但能吞没诸物，亦能赋予生命伟大。 3、时间管理的概念 时间管理：是一门关于如何合理地组织、分配和控制各种活动时间才能实现预期结果的学科 时间管理能够促使您真正了解自己的价值，帮助您相应地安排好自己的工作 把握时间，胜人一筹！ 当时间的主人，做最好的自己 4、判别和消除常见的“时间浪费因素” ①拖延 ②超负荷日程安排 ③下属的问题 ④不必要的出差 ⑤过多的电子邮件和书面工作 ⑥管理不善的会议 ⑦分心因素和转换成本 ① 、拖延 拖延是一种推迟、耽搁或延误行动的习惯。请考虑以下对抗拖延的方法： 拖延的原因 解决方案 任务令人生厌或枯燥乏味 将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。 承认自己的拖延行为并非努力完成工作。 设想自己完成任务后的愉快心情。 避免造成任务踟蹰不前的安排方式。 惧怕失败 如您缺乏完成任务所需的资源，应如实反映并获取必要的帮助 如果您是缺乏自信，极主动的姿态，对所有事宜进行规划 坚持工作：行动有助于消除恐惧。 无从入手 自由地决定切入点。您很可能逐渐步入工作的轨迹。 将工作分解为几个部分，然后具体说明完成每部分工作所需的任务。确定任务的顺序，然后着手处理首要任务。 ② 、超负荷日程安排 您超负荷了吗？如果回答是肯定的，请采取以下措施： 牢记自己关键职责和目标，避开与目标无益的活动。 授权。要将任务委托给认真负责的人。 不要奢望面面俱到。集中精力处理真正重要的任务。 学会向同事和上司说“不”。阐述您的关键职责，指出承担无关任务对自己目标的危害，并提出合理的替代方案。 ③ 、下属的问题 您是否总是疲于奔命而下属们却无所事事？ 您放任下属将本应自己解决的问题推卸给您。 如果是这样，请学会帮助下属们解决他们自己的问题。 允许下属征求您的建议，但仅限于报告问题解决的进展或所遇到的困难 询问下属准备如何处理这种情况 对下属方案给予反馈，由下属执行解决方案。 ④ 、不必要的出差 出差会占用很多时间，因此需要定期评估它的价值。评估方法是： 记录各项活动所花费时间。 依照您的工资和收益标准，估算这些时间的成本。将该数字与交通费、食宿费用累加。 比较差旅的成本收益，是否有净收益或净损失？ 考虑差旅的机会成本，即如果在办公室工作所创造的价值。 考虑出差的替代方案，例如电话会议或网络会议。 不要为了出差而出差！ ⑤ 、过多的电子邮件和书面工作 避免因电子邮件浪费宝贵时间的对策： 每天仅在指定的时间检查电子邮件。 让非业务联系人使用家庭电子邮件地址。 将您的信件分类：删除所有垃圾邮件，然后将紧急信件转移至“紧急”邮件夹。在规定的时间内处理这些信件。 要求员工创建明确的邮件主题行，便于您分清如何处理相应的邮件。 让员工了解您希望通过电子邮件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。 ⑥ 、管理不善的会议 要减少在会议上浪费的时间： 取消或不参加不必要的会议 避免参加自己无所建树或毫无收获的会议 在同意出席之前，索要会议的议程表以决定是否参会。 如果您要组织一个会议，应确保严格遵循议程，遵循日程表，并按照向会者承诺的具体行动来结束会议。 ⑦ 、分心因素和转换成本 分心因素会迫使您必须花时间回顾之前所进行的工作，并将注意力重新集中到当前的任务上来。这些转换成本总体上会使企业效率下降20%-40%。如何抵制分心因