科技处网站后台管理系统说明书-协同办公.doc

办公管理系统使用说明书 ? 办公管理系统主要处理办公室日常业务，主要功能有个人办公、邮件收发、工作流程、公文管理、会议管理、网上报销、公告管理、党团建设等功能。 一、?登录系统 在登录本系统前，请确保您的计算机已经能联接医院内网。 操作步骤：启动IE，输入网址6，或登录医院内网首页，在菜单栏点击协同办公，进入登陆页面。（图1） 图1 操作步骤：输入您的用户名与密码：请在用户登录处输入您单位的用户名与密码。用户名和密码帐号同院内网综合业务的用户名和密码。鼠标点击“登录”按钮，进入办公系统界面。 ? 二、?个人办公 图2 （工作台首页） 我的工作台 “我的工作台”显示了医院近期公告、个人日程按排、流程审批以及新收邮件等四大块内容。（图2） 个人资料 “个人资料”栏目显示了人事数据库里所登记的部分个人基本资料，此栏目因涉及隐私保护问题，故仅可查看本人资料，不可查看他人。本OA系统中部分工作流程或功能模块是直接读取人事数据库中所登记的内容，在本系统中不可做修改，因此，如您发现个人资料有误，请尽快联系人事处。 本OA系统中如会议通知、催办提醒、短信发送等有通过手机提醒的功能，短信号码直接从“个人资料”-“个人联系方式”-“手机长号”读取，请您及时维护“个人联系方式”，以便通知能够及时正确的送达到本人，以及方便他人能够及时联系到您。 操作步骤：在空格处填写正确的联系方式，点击保存即可。 修改密码 在该功能下，可直接修改OA系统登录密码，同时，其他使用该用户名和密码登录的系统会同时更改，请注意密码保管。 医院公告 在该功能下，可查看、检索医院内部公告。 我的日程 在该功能下，可以新建、检索、编辑、删除和批量删除本人的日程安排。 新建日程：点击界面右上角“新建日程”，显示如图X，编辑日程内容。 上级可见：系统将根据科室及职务级别自动定位上级领导，上级领导可查看该条日程。 私人：表示该日程仅本人可看。 频率：如选择整天，则开始时间和结束时间自动变成开始日期的“00:00”到结束日期的“24:00”。如选择重复，则可设置多次提醒。 归类：可以自定义日程类别，并进行归类。 提醒我：勾选“手机短信”，将根据“个人资料”中填写的手机长号发送手机短信提醒。勾选“内部邮件”将在指定的时间发送本系统内邮件提醒。 我的流程 该项中可以查看本人发起的工作流程的进展。（同“工作流程”-“我的申请”，详细说明见下。） 我的好友 该项中可自定义分组，将医院内人员分组归类，便于查找、短信、邮件发送、会议预定及其他功能的应用。 添加好友：界面左上角选择好好友要归类的分组，然后点击右侧“添加好友”。 选择人员时可以通过“指定人员”直接按姓名查找，或者按“所在科室”，输入科室，在科室内查找。 添加分组：需要创建新的分组时，点击右上角“添加分组”进行编辑。也可以在此对已有分组进行编辑、删除。 我的文档 可将文件上传至服务器保存，可自定义归类。也可以在共享方式中选择是否共享以及共享方式，将文件共享给同事。 操作步骤：点击“同事共享资料”，可以查看、检索、下载同事共享的资料。建议科室内制定文件上传规则，以便科内资料共享。 公文查询 在此模块下，可查询、下载医院所有公开发文以及收文。此模块正在建设中。 二、我的邮件 本邮件系统属于站内邮件，即发送邮件到对方的站内邮箱，收件人需登录本系统才能查看邮件。对站外发送邮件功能正在建设中。 三、我的日程 “我的日程”功能在上面已经做了介绍。 “下属日程”：在本功能下，可以查看本科室人员允许上级查看的日程安排。 操作步骤：点击左上角“下属姓名”-选择人名-选择“开始时间”或在“主题或内容”中填写关键字-点击检索，即可查看该下属在该时间以后至今的所有公开日程或含关键字的日程。点击日程主题，可查看日程的详细内容。 四、工作流程 “工作流程”模块涵盖了医院行政后勤部门提供的允许通过网络审批的办事流程。职工可以通过网上发起申请，相关审批人审批后，完成该项工作，可避免了重复科室间的多次往返、缩短办事时间，今后内外网合并后，可实现远程申请、审批功能。 新建流程：列出所有可以通过网上办理的流程。 操作步骤：在界面上面“查找”功能后的输入框输入中文或拼音首字母，可以检索含关键字标题的流程，在下拉框中选择需要的流程，将用红色字体自动定位到该工作流程。点击红色字体的工作流程，进入办事流程。本说明以开具“用车申请”为例。 操作步骤：点击“公务派车申请”，进入办事表格填写页面，“姓名”、“科室”、“联系短号”、“申请时间”自动读取系统数据，不可更改。其他数据一一填写完毕后，在页面最下方，点击“发起流程”按钮，流程发起完毕，等待审批。“审批步骤”中可以查看本流程需要经过的审批步骤，所有