如何作好一次专业报告20030315 [2].ppt

如何作好一次专业报告 广州中医药大学新药开发研究中心 陈建南 二 ○ ○ 三 年 二 月 报告前的准备工作 策略规划的考虑 目标要求 听众分析 后勤安排 目标要求 所讲的主题 为什么你被邀主讲：背景 时间限制 形式 其他讲者 相关程序安排 听众分析 人数 年龄范围 男/女比率 社会、经济地位 文化背景 所用语言 专业经验 后勤安排 时间 地点 室内布置：灯光、空调、时钟等 就座安排：礼堂型、课堂型、U型、星型等 设备：讲台（电子平台）、话筒、电脑、视听器材、屏幕、指示笔、接口与连线等 现场可提供的支援： 故障联络人 报告内容的组织 明确目标 搜集资料 撰写纲目 补充要点 编写大纲或全文 制作可视辅助工具（比如幻灯片、投影片） 猜测听众疑问 报告流程 报告内容构架 序言（引言） 正文（主体） 结语（结论） 序言 致意 介绍自己 提出报告目标 预览主要命题 正文：原则 限定命题数量 专业报告内容必须准确无误 纲目次序要合乎逻辑，顺理成章 话题转接处条求顺畅 详尽解释复杂观点 措词要切合听众 提供佐证资料，并注意说明出处 清楚在必要时哪些部分可忽略或放弃 正文：技巧 论证 展示 事实 例子 类推 证词 统计数字：量化、简化、可靠、可视化 结语 总结要点 强化听众对主题思想的记忆 让听众感觉到报告要结束 使用图表的若干原则 数据图表的基本要求 把数据、表格转换成图表更能迅速反映信息 把要强调的主题直接作为图表标题 每一图表只说明一个信息 每一单张尽量只有一个图表 图中要强调的那一项采用最强效果突出显示 标示整数才醒目，小数点以后数字更可忽略 使用图表的若干原则 应用数据图表应注意 不同图形间如座标设计值、图形尺寸不一，听众有可能产生误解 以角注说明数据来源、资料出处，但宜简明、低调 图表只能显示大致对比关系，更详细的信息要分发材料 使用图表的若干原则 制作数据图表基于5种基本对比关系 成分对比：总数百分比——饼形图 项类对比：项类排列顺序——条形图（横条） 频率分布：多少项类在一定范围 ——柱形图 （直方），若数量多可用线形图 时间序列：随时间改变 时间点不多，或注重程度和数量——柱形图 时间点多，或侧童变化和变化趋势——线形图 相关性：几个变量之间的关系 当相对比数据较少——双条形图 如数据超过15组——散点图 使用图表的若干原则 5种数据图表基本类型 线形图：最多用 粗细及对比强度： 最强调的趋势线 一般趋势线 底线 座标线 选最重要的4项，剩下归为“其余”项 示例： 中成药产业竞争力比较：市场占有率 使用图表的若干原则 5种数据图表基本类型 柱状图：最可靠，用量应仅次于线形图 柱体间距离应小于柱体 可用颜色、阴影、图形符号（如箭头）突出强调 选最重要的5条，剩下归为“其余”项 示例： 免疫功能低下模型的建立 实验结果 不同造模方法对溶血素生成反应的影响（N=10） 使用图表的若干原则 5种数据图表基本类型 条形图：应用量应占25%，作用常被低估。比柱形图可提供更大空间写项类名称 饼形图：常滥用，其实最不实用，应5%应用率 选最具代表性的6项以内，剩下归入“其他”项 放在12点钟附近的更醒目 比较2个整体间成分组成，改用条形或柱状图更佳 示例： 使用图表的若干原则 其它图表类型 位置图： 组织结构图、地图等 程序图： 流程图、甘特（Gantt）图等 因果关系图、原因分解图等 示例： 申报单位介绍 组织结构 建设方案 4. 建设周期 2002年7月至2004年12月，共30个月 肠道粘膜免疫、脾虚和四君子汤间的可能关系 辅助工具的选择与运用 常用可视辅助工具 实物与模型：如标本 纸面材料：照片、图片、分发资料等 视听器材 幻灯片 投影胶片 录像带 多媒体演示 制作幻灯片/投影胶片的要求 约每1-2分钟展示1张 每张只提出一个观点 风格和形式要统一 尽量控制字数 每张不超过8-10行 每行不超过8个英文词（或16个中文字） 每张的数目字不多于30个 字体要够大，后排座位也能看清 色彩鲜明：白/黑、白/蓝、红/蓝、亮黄/蓝 排 练 及早更正 大声朗读 先分段练习然后整篇练习 要熟悉但无须背诵 借助录音带听听自己声音 演讲技巧 专业形象 穿着宜比听众更正式一点 采用制作精良的可视辅助工具 适当提及本人的专业经历 有震撼力的开场白 5个方法： 赞赏听众 巧妙设问 让听众吃一惊 唤起听众好奇心（神秘） 引用他人的话或短故事 非语言的信息交流 声音：抑扬顿挫 面部表情：配合丰富 姿势：自信、镇定 身体动作：手势、头部动作自然 视线接触：目光轮换交流 强有力的结尾 由简单摘要开始 给听众一个简短而恰当的重点 蹦出激励句或警示句 结束语铿锵有力，令人能回忆、回味 处理提问的几个关