如何策划案一个成功的展览会.doc

如何策划一个成功的展览会展览会前的准备一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路，如：旅游业，餐饮娱乐业，交通运输业，租凭服务业，广告印刷业，海关验收业，通讯邮电业，银行保险业，酒店住宿。我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策 划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分的考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。否则其中一环没有考虑到，都要付出很大的代价。因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。二、目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。它要求（如图1）所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个合格的舵手。 项目经理策划会议的前期工作（一）市场调研，市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷：1、没有成功召开的经验和现有模式。2、没有创造出品牌3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群4、不了解行业市场的发展动态（二）要求项目经理1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，曾经有一个会展界同行说：“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路。占领别人没有发现的山头”。这是一个最直接的形象比喻。策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。京某展览中心，在策划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型，我们可以作为思考。项目经理在准备策划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,确定未几年中国发展趋势,而成功的策划了这届展览,并取得了展会的延续性。2、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案，因此书写报告也是项目经理非常主要的环。因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决定的。（三）项目场地的确定、规模及时间。项目经理根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会策划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家（以国际展览会策划为例）必须要充分考虑到国际展的要求： 国外参展商必须要达到整体参展对象的20%展会召开期间，邀请的国外参观者要达到整个参观人数的20%在国内很多研展会，号称国际但大多数达不到这个要求，因此并不算是一个真正的国际展会，而只能是区域性的。因此必须考虑拓展力度和能力等因素，要考虑多方面的因素。（四）场馆整体的因素：1、硬环境的考虑：Α、场馆的交通是否便利；Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全C、场馆的交通运输方式是怎样安排的是否有货运电梯场馆仓库的库容量有多大D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。E、研讨会的场地安排2、软环境的考虑场馆内部保卫设施是否到位场馆的停车场及休息场所是否合理场馆的水电供应情况场馆的卫生清理工作会议期间场馆提供的相应服务（五）租赁方式一般分两种情况：1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。首次展览会场地不要太大。根据自己的实力做出预算。控制在一万平方米以内为宜，南方某展览公开发中心在策划展会时估计失误，过于乐观，预定了两万平方米，但最终只招了4000平米的场地，结果损失了将近1.6平方米定金。要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力。三、项目招展（一）展览会议的招展工作中与展销会有很大的不同：A、展览的展即展示——参展者构成，览即看——观众构构成的。如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通大众不是展览会的邀请对象。一