高效会议管理技巧浅析.ppt

对“crab螃蟹”型发言者的办法 强调时间压力 重申会议规范 带入别人 短暂沉默 第八讲 主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任 参会者的守则与责任 如何处理会议中的冲突 主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度 主持人作为矛盾调停者的失败表现 听完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你 缩小问题的严重性 换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪 参会者的守则和责任 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结 如何处理会议中的冲突 决断：满足自己的要求 回避 迁就（适应） 不合作 合作 妥协 竞争（暴力） 协作 决断 不决断 第九讲 会议记录 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议 会议记录者的功能 仅次于主持人 记录及维持议程所设计的 顺序 协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音 定期召开的会议不用录音 多数会议指定记录者 记录者的笔记流畅不失真 会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确 会议结束后整理会议内容 会议记录应有组织的整理 与主席共同修正错误部分 将会议记录发送给与会者 团队会议的误区 社会性懈怠 团体思维 团体极化 ???? 第十讲 会后跟进 作参会者的会后跟进 作为主持人的会后跟进 自我评定 怎样提高下次会议的质量 关于习惯 参会者会后跟进的内容 拿到会议记录以后要细读 分析不同参会者的众生相 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 针对意见做出改进措施 询问和联络缺席的同事 制定跟进计划，负责跟进 如有需要找高层协助 如计划进行顺利，取消下次会议 会议之后检讨得失 主持人会后自我评定问卷（一） 在开会中有没有人误解过我的意思？ 我有没有在别人谈话时跳到其他话题？ 有没有在会前让员工了解会议的内容？ 面对别人说话的时候是不是很紧张？ 处理说话紧张最好的方式是排练 主持人会后自我评定问卷（二） 是否遇到只有主持人说话而没人参与？ 谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？ 在分派工作时大家是否都看着我而不提问 总会把事情的前因后果呈现给别人吗？ 是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？ 是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗 提高下次会议质量 必要时开会 会前要做准备 事先颁发议程 准时开会准时结束 有意识把握会议的方向 注意力集中在政策和行动上 会议记录应阐明最后的结论 会议成功只有用结果衡量 强调实施所有的决定 鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题 改变旧时的习惯 写下想改变的习惯 写下你的目标 列出习惯带来的问题 列出改变习惯的好处 奖励自己 坚持21天 回顾新的习惯行为 任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。 把习惯变成技巧及行为 总结一下 谢谢大家O(∩_∩)O~ * * 如何做开场白 定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 程序： 概观会议进行程序； 提供与会议有关的资讯； 规范议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见。 如何分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。 主持人发言最多的原因 对会议的议题特别熟 地位最高而且声音较大 负担较多的指导责任 如何掌握议事进度 语言方式 非语言方式 如何达成决议—决策方式 彼德·德鲁克决议法： 用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益律 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位。 4种群体决策 权威决策 少数服从多数决策 共识决策 无异议决策 4种团队决策法