高效率时间管理浅析.ppt

有效专案管理的内容 当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力） 将是成功的关键。 第五单元 时间管理的原则 ??优先顺序的确定； ??目标ABC原则； 80/20原则； 制订计划； 养成习惯。 优先顺序的确定 时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。 三 一 四 二 强 弱 强 弱 紧迫性 重要性 最大时间管理迷思： 重要但不紧迫的事 目标ABC原则 目标ABC原则就是在最有价值的那些项目旁边,标上大写的A字,在稍低价值的项目旁边标上大写的B字,在价值最低的项目旁边标上C字。 如何坚持目标ABC原则 80/20 原 则 80/20法则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。 制订计划 所谓计划，就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划的目的就是帮助自己获得清楚的想法，以便获得清晰的行动。 待办单 待办单就是将你每日要做的一些工作事先列出一份清单、排出优先次序、确认完成时间，以突出工作重点、避免遗忘，未完事项留待明日。 日计划 也可以用待办单，也可以做日计划。首先确定每天的重要事项，把一天的工作安排排好优先的顺序，然后完成排序第一的工作。为了确保计划能一丝不苟地完成，务必将计划写下来，一份书面的每日计划是你必备的工具，有了它就可以控制你的时间，能使你拒绝干扰。 周计划 要使你的日计划成为一个有效快速的过程，一般情况日计划要遵守周计划。因为一般重要的事项不是一天可以完成的，是一个连续的过程，周计划是一个比较合适的时间计划。同时，事情变化得比较快，你不可能预先定出来一个详细的月计划。 月计划 月计划提供一种宏观的视野，会使周计划更加有效。一般包括下一个月的重要事项，是一项较为长期的计划。 养成习惯 人们不会认为习惯也成为一种原则，但在时间的原则中它确实是一种存在形式，即： 你要知道什么是最好的时间管理习惯； 对于职业经理人来说好习惯是可以并且必须要形成的； 时间管理是一种可以改变的习惯，坏的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成 。 你是否有这样的一些习惯 和惯例（一）？ 工作效率低、办事拖拉； 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭； 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次； 经常被电话、不速之客干扰； 上班时间不紧凑，晚上加班干； 你是否有这样的一些习惯和惯例（二）？ 什么事情都认为自己做才好； 没有目标，没有计划，人云亦云； 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间； 没有时间安排表，由别人来安排； 不会休息、不会娱乐、没有空闲 。 ⊙ 你每天要花30分钟作计划；⊙ 你要有书面的待办单、日计划、月度计划 和周计划；⊙ 你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯；⊙ 你每周都将你的工作排出优先顺序；⊙ 你能在高效的时间里做完你的重要工作；⊙ 你的授权形成了一种工作风格和管理方式。 必须养成的好习惯(一) 必须养成的好习惯（二） 在固定的时间里处理往来的函件； ?尽量将无用的文件处理掉； 能使每件工作善始善终避免头绪多而乱； ?除非万不得已才召开会议； 常年使用工作效率手册 。 第六单元 时间管理的技巧 时间管理的技巧 之一? 时间管理的技巧 之二 时间管理的技巧 之三 时间管理的技巧之一 ?????消除电话干扰； ????消除不速之客； ????应付意外事件； ????有效计划； ????养成记录习惯， 时间管理效果加倍； ????当日事当日毕； 消除电话干扰 据统计，电话干扰是时间管理最大的杀手之一，许多经理人也认为电话常占去他们大量的时间。 消除不速之客 不速之客--泛指未经预约的访客，主要来源为属下员工，其次是同一阶层的同事，再其次是组织以外的人士。为有效地应付不速之客的干扰，秘书人员的协助几乎是不可或缺的。 消除不速之客的有效途径 由秘书全权安排约会事宜，或至少授权； 秘书对约会事宜作初步安排； 规定接见部属的时间； 在办公室外接见外界不速之客； 站立会客； 让秘书控制会谈时间。  高效率时间管理 —让你的时间多出20%