高效使用电子邮件浅析.ppt

* 收信人地址的填写方式有三种：“收件人（To）”，“抄送（CC）”和“密抄（BCC)”，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意表。? To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合，不建议使用。 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! * 读兄弟你发出邮件的人都是User，所以请在发邮件之前，仔细想想”我这封邮件发出去后，有没有歧义，别人是否能够迅速抓住主题，迅速看懂 在心里时时装着User ，要不了多久功力就会大增 * 电子邮件简介 简介 1、电子邮件（electronic mail，简称E-mail,标志:@,也被大家昵称为“伊妹儿”）又称电子信箱、电子邮政，它是—种用电子手段提供信息交换的通信方式。 2、Internet应用最广的服务：通过网络的电子邮件系统，用户可以用非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担电话费和网费即可），以非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系，这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式 。 邮件作用 1、代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的 评估 2、显示了个人沟通能力、表达能力、职业素养 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 电子邮件沟通重要性 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 尽量缩小冲突范围 收件人是参与邮件所提事情的第一直接责任人。 抄送：抄送收件人是邮件所提事情的协助者，协助第一责任人。 主题：顾名思义就是邮件内容涉及的主要事件。 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 标题基本原则 1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长 3、标题要简标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 4、标题要简短，不宜冗长 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5、谨慎使用语气符号------连续语气符号； 换种语气，理智的询问 1、发邮件的可能很生气 2、收到这封邮件的人心里可能更不舒服 标题基本原则 6、如果一个邮件被回复无数次而没有换主题，请帮忙换换 邮件被回复无数次，新抄送的人一定不知道大家在讨论什么，请出手换换邮件主题； 如果能够在邮件正文中介绍一下发生了什么事情，那你一定是大好人 ? 标题基本原则 7、Notes主题后面加个null是什么意思？ 这个null表示此邮件没有正文； 收到此邮件的人不用双击点开邮件，直接看标题就可以了； 标题基本原则 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 称呼与问候 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的， 要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的 “x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。男士可以Mr.,女士则可以Ms. Email开头结尾最好要有问候语：最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”； 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 正文基本原则 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确