高效使用电子邮件浅析.ppt

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* 收信人地址的填写方式有三种:“收件人(To)”,“抄送(CC)”和“密抄(BCC)”,也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是,事实往往出人意表。? To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。 而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email。 而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合,不建议使用。 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源 TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! * 读兄弟你发出邮件的人都是User,所以请在发邮件之前,仔细想想”我这封邮件发出去后,有没有歧义,别人是否能够迅速抓住主题,迅速看懂 在心里时时装着User ,要不了多久功力就会大增 * 电子邮件简介 简介 1、电子邮件(electronic mail,简称E-mail,标志:@,也被大家昵称为“伊妹儿”)又称电子信箱、电子邮政,它是—种用电子手段提供信息交换的通信方式。 2、Internet应用最广的服务:通过网络的电子邮件系统,用户可以用非常低廉的价格(不管发送到哪里,都只需负担电话费和网费即可),以非常快速的方式(几秒钟之内可以发送到世界上任何你指定的目的地),与世界上任何一个角落的网络用户联系,这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式 。 邮件作用 1、代表着公司的形象,显示着公司的水平和实力,直接影响到客户对公司的 评估 2、显示了个人沟通能力、表达能力、职业素养 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 电子邮件沟通重要性 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 尽量缩小冲突范围 收件人是参与邮件所提事情的第一直接责任人。 抄送:抄送收件人是邮件所提事情的协助者,协助第一责任人。 主题:顾名思义就是邮件内容涉及的主要事件。 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 标题基本原则 1、一定不要空白标题,这是最失礼的 2、标题要简短,不宜冗长 3、标题要简标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收” 4、标题要简短,不宜冗长 4、一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理 5、谨慎使用语气符号------连续语气符号; 换种语气,理智的询问 1、发邮件的可能很生气 2、收到这封邮件的人心里可能更不舒服 标题基本原则 6、如果一个邮件被回复无数次而没有换主题,请帮忙换换 邮件被回复无数次,新抄送的人一定不知道大家在讨论什么,请出手换换邮件主题; 如果能够在邮件正文中介绍一下发生了什么事情,那你一定是大好人 ? 标题基本原则 7、Notes主题后面加个null是什么意思? 这个null表示此邮件没有正文; 收到此邮件的人不用双击点开邮件,直接看标题就可以了; 标题基本原则 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 称呼与问候 俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的, 要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的 “x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。男士可以Mr.,女士则可以Ms. Email开头结尾最好要有问候语:最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”; 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。 发件人、收件人注意事项 标题引人注目、意思明确 称呼与问候礼貌、恰当 正文技巧 结尾签名 回复注意事项 高效使用电子邮件 正文基本原则 Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确

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