重要资料的管理办法.doc

重要文件、资料管理办法 为防止我行文件、数据、纸质公文凭证、电子、影像、光盘等资料的外泄，建设银行泰州分行特制定本办法。适用范围：本办法适用各市支行、城区各支行、市分行各部室全体员工。 二、公司重要资料的保管 2．1 集团各部门、各分公司个人办公用电脑必须设置屏必威体育官网网址码； 2．2 重要岗位人员（人事、财务、营销）的重要文件，需单独加设文件密码保护； 2．3 各单位在使用综合管理部笔记本电脑进行工作汇报时，不得将汇报内容下载至电脑桌面； 2．4 在有效期内的重要资料，各分公司（部门）应安排专人妥善保管。 三、重要文件的交接 各级领导及管理人员对其所属工作的交接负全责，必须责任到人,切实维护企业的经营管理秩序。 3．1各公司应理顺工作流程，减少不必要的中转手续。所有涉及公司机密文件、印鉴、财务业务的凭证、单据及其它重要文件资料，不得由经办部门直接以邮寄或托人捎带的方式转交收件人，而应由交、接双方认真填写《文件交接确认单》所需填写各个要素签字确认后予以交接。 3．2特殊情况需邮寄文件由部门所在分公司行政人事部进行传递（见附图），异地传递的务必使用EMS。同一城市的转交，应认真填写《文件交接确认单》所需填写各个要素。待所需转交文件送到目标单位或个人后，收件人须认真填写回执联，文件传递的完成与否以送件人员是否收到收件人的回执联为准； 3．2 《文件交接确认单》填写确认完毕后，存根与确认单的交接内容要保持一致，存根由移交单位保存，确认单由接收单位保存。双方不得擅自更改工作交接内容； 四、重要文件的销毁 公司在日常经营过程中会产生大量的涉及公司内部信息和商业机密的纸质文件或电子文档，此类文件资料在一定时限后已不在公司日常管理中使用，但又不能随意丢弃，应作相应的销毁处理。 4．1 应当销毁的失效纸质文件或电子文档包括（但不仅限于）： 4．1．1企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人身份证等复印件。 4．1．2对外签订的协议、合同、标书、说明、承诺书等法律文书的原件和复印件。 4．1．3 带有企业形象标识或盖有公章的各类文件资料。 4．1．4财务报表、工资表、提成奖金表等涉及公司内部信息的各类文件资料。 4．1．5 客户档案资料、招录人员资料、员工个人资料等。 4．1．6 其他有损于企业利益或有可能造成企业秘密信息外泄的资料。 4．2 文件资料的销毁： 4．2．1上述重要资料在有效期内的各分公司（部门）应安排专人妥善保管。已失效并不再使用的资料应当予以销毁，不得随意丢弃； 4．2．2 已失效的电子文档由各分公司行政部或部门负责人指定专人监核删除并清空回收站（或直接粉碎文件）； 4．2．3 已失效的纸质文件由各分公司行政部或部门负责人指定专人将文件资料送至集团综合管理部审核集中销毁； 4．2．4 集团综合管理部根据送审资料的时限、重要程度等情况判定该资料是否做销毁处理。如不需要销毁的将由送审单位取回再利用；如需要销毁的由综合管理部组织销毁； 4．2．5综合管理部应安排品行正直、责任心强的同志负责销毁，并另行安排人员负责监督工作。销毁时必须采用碎纸机，务必干净彻底销毁，不得使用其他方法销毁； 4．2．6 对已完成闭环的《文件交接确认单》进行封存保管，每两年销毁一次。 五、奖罚管理： 5．1 对于公司重要文件的交接，如发现有直接托人转交的情况发生，将对双方相关责任人予以重处，由此产生的一切损失由其本人承担。集团综合管理部将不定期对此项工作予以检查； 5．2 公司所有单位文件交接必须使用《文件交接确认单》，发现未使用一次对各单位负责人（分公司总经理、总部部门经理）处罚人民币20元/次（有据可查时按次处罚）； 5．3 对已完成闭环的《文件交接确认单》封存保管，每两年销毁一次。否则按20元/次（单）予以经济处罚； 5．4 若接收单位负责人或经办人离职造成的责任不明确，则由当时任职的直接上级主管领导承担责任，依次类推至时任的部门经理、分公司经理承担责任； 5．5 文件接收完毕后，若交接确认单无交办单位负责人作最后的签字确认所造成的一切后果或被查出无签字的，对接收办单位负责人给予20元/次（单）的处罚； 5．6 如因工作疏漏造成泄漏公司机密事故，将按照《甘肃万华实业集团事故等级认定与登记通报制度》中的相关规定对相关责任人进行处罚； 5．7 对于公司重要资料的保管和销毁工作由各分公司总经理或集团各部门负责人负主要责任。若因保管不当或随意丢弃等原因造成公司关键信息或商业秘密外泄的，将由相关责任人承担一切损失并根据情节严重程度对相应责任人处以20-500元不等的经济处罚； 5．8文件资料的审查和销毁工作由集团综合管理部负全责。如果因为审查不严或其他人为因素造成应当销毁而未销毁的，将由综合管理部相应责任人承担一切损失，并根据情节严重程度对相应责任人处以20