接电话的技巧概要.ppt

学 习 目 标 通过本方案，我们致力于达到以下目标： 使您系统地掌握关于电话沟通的基本知识。 为你解决在电话沟通中可能 将要面对的一切问题！ 传授给您极具实用价值的方 法和理念，使您成为电话沟 通的高手！ 内 容 介 绍 第一章 铃声一响，我就失去自我。 第二章 电话技巧=明确流程+注重细节 第三章 明确流程 第四章 注重细节 附录 内 容 介 绍 第一章 铃声一响，我就失去自我。 第二章 电话技巧=明确流程+注重细节 第三章 明确流程 第四章 注重细节 附录 1.1 我是我 姣姣的故事 两种介绍： 一：我是姣姣！我就是我！ 二：大家好！我是姣姣，我来自红河小学。你们到过红河小学吗？红河小学位于美丽的红河之畔，寿山之侧，拥有近100年的悠久历史。校园内环境优雅，树木成荫。拥有一流的师资 ，一流的生源，一流的设备！欢迎您到我们红河小学来做客，真诚地希望与您成为朋友！ 1.2 我又不是我 案例分析：园丁老王的玫瑰花 本章回顾 约翰的心事 2.1 沙漠探险 2.2 电话沟通=明确流程+注重细节 明确的电话流程，可以为我们的电话过程提供指南； 详尽的细节警示，有助于我们具体地把握电话交流的各个方面。 本章回顾 类似的误会你有过吗？ 是面包？还是钢材？ 首先，这样的误会可能导致我们正在从事的事情发生意外。 其次，这样的误会将们时间的浪费，效率的低下。 再次，这样的失误会影响公司的外部形象。 3.1 流程是什么 3.2 制定电话流程的标准 以时间为划分标准； 以可操作性为基本原则； 是否考虑到流程使用者的实际情况； 是否提供了明确的步骤； 是否提供了每一步骤的质量标准； 是否有具有实效。 以细化、具体为基本要求。 3.3 接听电话的流程管理 3.3 接听电话的流程管理 （1）接听电话 （2）主动报出自己单位的名称、自己的姓名和职务 （3） 询问对方单位名称、姓名、职务 （4） 详细记录通话内容 电话记录范例 （5） 复述通话内容，以便得到确认 （6） 整理记录提出拟办意见 电话记录单 （7） 呈送上司批阅或相关人员 3.4 基础拨打电话的流程管理 3.4 基础拨打电话的流程管理 （1）提前想好谈话要点，列出提纲 拨打电话前的思考提纲 我的电话要打给谁？ 我打电话的目的是什么？ 我要说明几件事情？它们之间的联系怎样？ 我应该选择怎样的表达方式？ 在电话沟通中可能会现哪些障碍？面对这些障碍可能的解决方案是什么？ （2）拨打电话 注意使用礼貌用语； 注意语言简洁明了。 3.5 流程使用的注意事项 既然流程是一种规范机制和控制机制，就必须严格遵循； 基于事件发生情景的不可预知，流程应该视为灵活的机制； 本章回顾 注重细节帮助我们走得更远 改善我们的电话质量应从两个途径入手： 第一，有良好的电话流程作为方向的指引； 第二，通话人清楚地知道在该流程中的每个环节的细节。 本章的任务即在于帮您认清电话流程中应该注意哪些细节。 如果说上一章的“电话流程”是为您 指引方向，那么这一章的“注意细 节”就是为了帮助您沿着正确的方 向走得更远。 4.1 我们应该注重哪些电话细节 安娜的麻烦 我们从安娜的经历中可以学到哪些经验呢？ 要认识到细节是影响我们成败与否的关键所在； 4.2 聆听的技巧 聆听意识测验 改善聆听质量的建议： （1）抓住重点，留心细节。 （2）让电话另一端的人感到您 在用心听他讲话。 （3）重要内容要复述得到确认。 （4）不要随意打断对方的说话。 （5）有目的地将你感兴趣的话题引向深入。 4.3 表达的技巧 4.3 表达的技巧 电话沟通的规律：表达的质量决定了沟通的质量。 改善电话表达质量的建议： （1）目的要明确，主题要集中，观点要鲜明。 我为什么要打电话？ 这次电话的主题是什么？ 我的观点、主张是什么？ 案例：波尔的小包 我为什么要打电话？ 这次电话的主题是什么？ 我的观点、主张是什么？ 4.3 表达的技巧 （2）陈述事实要简洁，说明要点要有条理。 原则： ◆ 陈述事实要简洁； ◆ 说明要点有条理。 简洁的事实陈述是指用最少的语言交待清楚以下内容： ■ When(什么时候？) ■ Where(什么地方？) ■ Who(谁？) ■ W