00-yxzx-01合同审批说明.docVIP

北京胜利印刷机械有限公司 流程描述文件 流程编号：00.yxb.01 流程名称：合同审批 流程目标描述： 为了确保合同内容符合公司管理制度的要求，并且为了更好地满足客户合同中的要求而设立此流程。 流程输入： 经过合同审核后的送货单。 流程输出： 客户订单 衡量流程绩效的关键指标： 1、客户满意度 2、回款期限及回款率 3、交货速率 流程接口说明： 1、接口内容：《送货单》的审核 2、标准：细致，严格 流程步骤： 流程步骤 01客户下订单 主体 责任主体 客户 参与方 业务经理、营销办公室 内容与责任 准确核实合同内容 2、符合公司制度 标 准 时间要求 签订完合同立即传真至营销办公室 工作标准 认真负责，递交及时 输入 1、合同 方式 书面 输出 传至营销办公室 流程步骤 02接收订单 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 内容与责任 复印订单或合同存档 标 准 时间要求 即刻办理 工作标准 准确无误 输入 复印合同存档 方式 书面 输出 流程步骤 03查询更新客户档案 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 内容与责任 根据客户介绍查询客户信息，如果此客户存在，有新信息则更新客户档案；如果此客户不存在，则要详细询问并记录到数据库里 标 准 时间要求 接电话同时 工作标准 准确无误 输入 客户介绍 方式 数据 输出 客户信息 流程步骤 04初审合同 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 内容与责任 1、审核客户合同中订货规格、数量、金额、回款期限 标 准 时间要求 立即办理 工作标准 准确审核上述内容 输入 合同或订单 方式 输出 已初审的合同或订单 流程步骤 05审核到期应收帐款 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 内容与责任 查看该客户到期应收货款 标 准 时间要求 初审过后立刻办理 工作标准 审核细致、全面、准确 输入 客户历史销售记录及收款记录 方式 电脑屏幕 输出 流程步骤 06应收款管理00.cwzx.06 流程步骤 07、财务中心是否接收货款 主体 责任主体 财务中心统计员 参与方 唐山实业财务、唐山印机财务、北京伟业财务及孙总个人卡上 内容与责任 各分公司财务收到货款后要立即通知财务中心统计员销减帐款 标 准 时间要求 各分公司财务部收到货款后立即结束收款 工作标准 要准确地为每家客户销减到期应收帐款 输入 各分公司财务部收到货款通知 方式 数据库 输出 CRM收款记录 流程步骤 08总监审批 主体 责任主体 营销总监 参与方 营销办公室机械销售内勤员、总监 内容与责任 1、特殊情况找总监审批 标 准 时间要求 即该办理 工作标准 需要总监特批的合同及时送到总监处 输入 特殊合同 方式 输出 特殊合同批示 流程步骤 09核实库存 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 内容与责任 根据订单查询成品库存 标 准 时间要求 合同审批后立即办理 工作标准 认真、负责 输入 成品库存、订单 方式 输出 流程步骤 10确定能否满足交货期 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 唐山实业的生产计划主管、唐山印机的生产制造部计划及统计员 内容与责任 无现货最迟交货期的确定 如果交货期可以满足客户要求，机械销售机械销售内勤员传请购单给唐山实业的生产计划主管或唐山印机生产制造部的计划员及统计 如果在下一个月度生产计划可以满足，机械销售内勤员要与客户确认，客户同意后，重新签订合同，重新传订单 机械销售内勤员每天要查询两次（成品库存），一旦有货立即把发货单传给财务中心统计员，然后发货单传给发货员发货 标 准 时间要求 查找到没有库存后立即办理 工作标准 认真、负责 输入 订单 方式 书面 输出 请购单 流程步骤 11月度生产计划制定流程（02.jh.01或03.jh.01） 流程步骤 12月度生产计划进度跟进流程（02.jh.01或03.jh.01） 流程步骤 13出送货单 主体 责任主体 机械销售内勤员 参与方 内容与责任 1、按双方订立的合同要求，出送货单 标 准 时间要求 及时、准确无误 工作标准 要求送货单与合同内容一致 输入 订单 方式 书面 输出 送货单 流程步骤 14复核合同、订单、送货单 主体 责任主体 机械销售部经理 参与方 内容与责任 审核机械销售内勤员出送货单的内容是否与合同内容一致，并审核客户订购的产品规格、型号、数量、单价、金额、回款及到期应收款的情况