CE.AD.913.[2005]0801.A新建分公司管理规定.docVIP

新建分公司管理规定 目的 为规范新建分公司从调研、规划、审批到筹备、执行等全过程，保障高效、减少成本，特制定本管理规定。 适用范围 本制度适用于新建分公司及增设商务部。 制度内容 总部规划 调研：总部商务管理部在每年12月的第二个星期一，完成整体市场调研工作，主要内容包括拟建分公司所在城市的经济规模（GDP、企业数量等）、信息化程度（网站数量、域名保有量）等； 规划：总部商务管理部协同战略规划部根据公司发展战略和市场调研结果做出下一年度新建分公司和增设商务部的规划（以下简称规划）。规划内容包括下一年度新建分公司的数量、增设商务部的数量、经理需求数量及新建分公司的开办计划（进度、负责人）等； 规划参与人员：总部商务管理部、战略规划部、各商务区区域行政总监、区域商务总监； 规划审批：总经理审批； 规划落实：商务区区域行政总监、商务区区域商务总监负责领导协调，指定某分公司（以下称责任分公司）具体组织实施，由商务区相关部门配合跟进。高级行政总监对整体进度负责。 审批流程 市场调研：责任分公司市场部应按照规划的进度要求完成市场调查，填写《新建分公司市场调查表》； 提交申请：责任分公司以电邮的方式向总部商务管理部提出新建分公司（增设商务部）的申请，并附《新建分公司市场调查表》，抄送商务区区域行政总监、区域商务总监； 审批：总部商务管理部在收到申请一个工作日内出具初审意见，如需补充资料，则通知责任分公司相关负责人予以补充调查和说明；初审通过后以电邮形式报总经理审批。总经理在一个工作日内进行批复，同时抄送总部商务管理部、总部财务部、高级行政总监、高级商务总监、责任分公司行政总监、责任分公司商务总监； 实施：责任分公司根据总经理的审批邮件，开始选址、装修等筹建工作，并报高级行政总监审核，，审核后报总部行政部（admin@ce.net.cn），总部行政部按行政管理流程和有关规定审批。 选址管理 执行：高级行政总监根据审批结果，指定新建分公司筹建人员，在新建分公司所在城市进行选址工作。待建立专门机构或岗位负责该等事项后，再由该专门机构主持该项工作； 选址招标：要求在当地物色3处备选地址，填写《公司选址报告》，并提交当地交通地图和备选地址平面图； 选址要求 交通：出行方便，易于客户到访； 通讯：有足够的有线通讯资源，移动电话可接收，有宽带接入； 物业：大开间框架结构，最好有比较专业的物业管理公司； 环境：办公楼外有足够的停车位，附近有适于居住的房子； 通风状况：有比较多的通风口（窗户），利于办公区内的空气流通； 消防系统：统一由物业承担费用，办理消防检查，配置消防设备等； 发票：出租方必须能够提供正规的租赁发票； 到当地工商局等部门了解办理注册、登记所需要的文件； 到当地工商局等部门了解办理注册、登记的程序； 了解刻制人名章、财务章和公司章的程序； 到办公地附近银行或总公司指定银行了解开立银行帐户； 到当地技术监督局了解办理企业代码； 到当地地税局、国税局了解办理税务登记，购买发票。 选址工作期限：15天。 租房合同： 拟订：总部批准选址报告后，筹建人员可与选定的物业公司拟定租房合同（采用当地政府标准格式合同或总部法务部起草的统一定式合同； 审核：租房合同报送总公司法务部审核； 签定：总部法务部一致审批后，由筹建人代表公司签定租房合同； 备案：租房合同签定后交总部法务部、行政部备案； 要求：所签租房合同一式肆份，双方各执两份。我方留存的两份合同，一份交总部财务部专人统一保管（便于总部财务部能按时向分公司拨款并在拨款前进行金额核对，另总部行政部及法务部复印备案），一份留存于分公司便于日后办理相关工商营业手续； 注意事项：通常，各地房地产管理部门对商业用房租赁均有相关登记管理的规定，租房合同须加盖当地房地产管理部门的验证章，我方可要求出租方代为办理。 装修 装修招标：租房合同签定后，由筹建人员在当地寻找3家具备装修资质的正规装修公司，分别提出装修方案及装修预算（填写《分公司新建、扩租预算审批单》）进行招标，报送区域行政总监审核； 装修审批： 区域行政总监审核后报总部行政部审批； 装修方案有关要求：装修方案均须符合本公司VI中的设计标准(在公司网站下载)，并附同装修示意图和座位安排简图； 装修合同：合同文本采用政府标准格式合同或总部法务部起草的统一定式装修合同。报送总公司法务部审核，总部法务部应于收到后1个工作日内回复，总部法务部审核通过后，由筹办人员代表公司与装修公司签定； 费用支付：施工期间所需各项预算内费用按相关财务规定申请后，由总公司及时拨给。如有预算外费用发生，须向总部行政部另案报告（填写《分公司装修工程增项审批单》经总部行政部批准后方可支付。 装修注意事项：其他规定详见《办公室装修及价格标准》， 各地分公司均采取大开间式开放办公。 办公区装