行政部工作执行方案(标准化)讲义.doc

行政部工作标准化执行方案 总体目标 （一）目的：根据目前行政工作的缺点与不足，结合公司目前的状况，制定出属于自己部门的标准化。 （二）最终目标：日后任何工作人员，见到标准化工作流程就可以根据自己的岗位，一目了然的明白自己的工作内容。 （三）展开工作的前提： 加强每位人员整体的职业化形象 明确每位人员的岗位职责 工作内容标准化 （四）人员配备： 行政主管：任晓林 行政专员：吕慧芳，孙晓晓 前台接待：李冰，石晓晶 （五）人性化的要求（前提）： 把握原则性与灵活性的平衡。任何事务工作不允许任何人以任何借口拖延贻误。 具体实施计划（标准化） （注：此部分流程将行政部工作分为三部分，分别为：前台工作；行政部日常管理；人力资源部工作） 前台工作流程 时间 序号 事件 标准 有关文档 承办人员 每天早上 1 卫生 1、收拾前台卫生，保持前台干净、整洁 每天中午 2 值班 1、每天中午一人留守值班 每天 3 客户接待 详见客户接待流程内容 督察相关负责人员记录客户的来访信息 若是新客户监督设计师填写《客户来访信息表》，老客户注意填写每天的客户流量登记《客户登记表》 《客户来访信息表》 《客户登记表》 每天 4 员工外出登记 员工外出必须填写 行政-前台人员注意查看外出登记表 将关于客户的量房信息提供给总经办人员，打设计师的量房信息回访 《员工外出登记表》 《设计师量房登记表》 每天 5 广播 每天上班进行广播，工作期间不定期广播 每天下班温馨提示 员工生日当天给予问候祝福 客户签单 广播形式找设计师/设计部经理 《员工生日记录表》 流程说明—“前台接待” 1. 每天前台2个人，负责前台接待。 a．具体接待工作流程，详见客户接待流程明细。（前台接待流程-客户接待流程）。 b．注意填写《客户来访信息表》，方便日后工作。 2. 任何员工无论职位大小均需要填写《员工外出登记表》。行政-前台人员监督员工的外出信息登记。 任何外出情况均需要填写外出登记表。 若是设计师外出量房，行政-前台人员将客户的量房信息（小区名称、客户电话）汇总提供给客服部，督促客服部的回访信息，同时行政主管注意检查回访的满意程度，将定期上报总经理。 若是看主材信息，归来填写学习成果。 若是去施工工地，在备注中可说明：施工进程，客户的满意度，工地的问题。。。 3. 广播。 A．调动公司工作气氛。 a．可根据实际情况，每天上下班广播。 b．上午大概11点左右，下午大概4点左右，可根据实际情况调节公司工作气氛（可以放1-2首流行音乐）。应能体现出公司的年轻活力，文化，服务。。。 c．统计员工生日，给予全公司的问候。 d．可定期以专题的广播形式，调节公司工作气氛。 B．合理的人员分配（试运行） a．以广播形式为客户服务，可根据实际情况，如果签单感谢客户对公司的信任。 b．前台接待客户完毕以广播形式，广播设计师/设计部经理，到洽谈室。 （例如：设计部××请到第×洽谈室，有客户等候； 设计部经理请到第×洽谈室，客户等候咨询） 行政日常管理工作流程 时间 序号 事件 标准 有关文档 承办人员 每周二 1 会议纪要 每周二上午10点中层会 行政主管负责记录会议纪要。 总经理审核会议纪要的内容后，将会议纪要以电子版形式下发给各个部门经理。 每天 2 合同 1、行政专员到财务室领取合同资料； 2、每位设计师从行政人员手中领取合同档案一份时需做详细的登记记录。 3、每签一份合同需记录一次客户合同信息，定时询问此客户的施工进展。 《附件四：合同领用登记表》《附件五：已签合同客户记录表》 每天 3 值班 行政值班人员每早8:30-8：40左右开门 下班前检查办公环境中的水电设施 每天下班先将后门锁上 下班后需向加班人员交接：前门及办公室状态 《附件六：值班信息表》 4 投标资质 提前准备出投标资质文件 领取资质签需填写领取表 资质设计内容：公司荣誉证书（2页）、税务登记证（正/副）、承包工程资质、企业法人营业执照、组织机构代码证、设计资质。（共计8页） 《附件七：资质领取登记表》 4 物品采购 办公物品采购 财务报销 《附件八：物品采购申请单》报销凭证 5 固定资产统计 统计公司固定资产 统计物品入库情况 《附件九：固定资产统计表》 《物品入库单》 6 物品领用 领用物品必签物品领用登记 以旧换新 《附件十：物品领用登记表》 每天 7 考勤 每天登记考勤信息 注意查看请假