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文件资料编号规则
管理制度 编号 WNO/QL04—2013 标题:文件资料、记录编号规则 版次 第A版 第0次修改 页次 第1页 共4页 4.文件资料、记录编号规则
1 目的
确保对公司文件、资料及记录进行有效控制,便于识别、记录和查询,为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。
2 范围
适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别,以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
3 文件的编号与格式
□□□ / ×× ×× — ××××
编制年份(发文年)
顺序号
分类号
企业代号
4 质量体系文件编号格式说明
4.1 质量体系文件编号规则
4.1.1 企业代号标识:用企业名称简写的汉语拼音字母表示:
WNO——机动车检测有限公司
4.1.2 文件分类号标识:
QM——质量手册 QP——程序文件
QR——质量记录 QJ——检测作业指导书
QL——管理制度 QS——设备操作规程
QZ——仪器设备自校规范 QH——仪器设备期间核查规程
QT——其它
4.1.3 顺序标识: 此文件在系列文件中的顺序号。
4.1.4 年份号标识:发布此文件的年份编号。
4.1.5 版次编号:对文件进行给修改时需要对修改的次数编号,修改次数的编号以阿拉伯字标识,但需
管理制度 编号 WNO/QL04—2013 标题:文件资料、记录编号规则 版次 第A版 第0次修改 页次 第2页 共4页 要换版时,以大写英文字母标识,修改和换版的规定见《文件控制程序》。
4.1.6 例如:
质量管理体系质量手册编号:WNO/QM 01—2013
表示该文件是:公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。
4.2 外来文件编号FG——法律法规BZ——国际国家标准QT——顾客和供方等相关方文件 分发号 持有人 发文时间
管理制度 编号 WNO/QL04—2013 标题:文件资料、记录编号规则 版次 第A版 第0次修改 页次 第3页 共4页 4.4.2 受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别,其编制年号由发文年月来代替,按部门分类应有唯一性代码予以区别。
4.4.3 文件分类号标识:
JZ——机构认证
GL——管理层(总经理、质量负责人、技术负责人)
CD——档案室存档
XZ——办公室
SL——受理大厅
AJ——安检车间
HJ——环保监测车间
4.4.4 顺序标识: 按各部门编制人员顺序编号,应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。顺序号以01开始编号。
4.4.5 年份号标识:按发放时间的年份编号。
4.4.6 文件层次标识:可省略。
4.4.7 发文时间:按持有人签收的时间编写。机构认证需要的文件可以不用填写。
4.4.8 例如:
受 控 文 件 分发号 WNO/SL02-2013 持有人 Xxx 发文时间 2013年10月21日
表示该文件为:机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有,分发时间为2013年10月21日
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