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最全会议流程安排
会议流程及服务安排
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一、会前准备?
1、办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。?
2、确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。?
3、草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。?
4、合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点:
(一)仪容仪表
着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。
接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。
坐站姿势规范端庄,不翘腿。
(二)语言
语调温和亲切,音量适中,普通话规范。
语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。
(三)态度
敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。
微笑服务,态度诚恳、热情、周到。
工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
解释问题有礼有节。
(四)纪律
会议服务前不吃异味食品。
不在会议期间使用电话。
服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
严格遵守职业道德。
5、办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。?
6、重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。?
7、会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。?
8、参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。
9、会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。?
10、会务工作人员进行会场布置:?
(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、
杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。
? (2)采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定正前方座次牌,右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度),靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备),左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水),正中放置笔记本,右侧放签字笔。其他物品,如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放,注意桌面整齐划一,不可过于拥挤、杂乱。
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