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EXCEL在工程中的应用技巧 前言：微软的OFFICE是目前最为流行的办公软件 当需要在数据区域中对某一列的内容进行填充时，可以不必从第一个单元格一直拖拽到最后一个单元格，而只需双击第一个单元格右下角的填充柄即可，该技巧在单元格内含有函数时，双击填充柄，即是对该列所有同一个函数的自动计算。但是双击填充有一个局限性，即填充到最后一个单元格的位置取决于左边一列中第一个空单元格的位置，如果填充的是第一列，则参考右边列中的单元格。如下图所示： 双击填充的局限性 1.7使用语音校验输入准确性 在EXCEL2003版本中，有一项非常有用但却不被人注意的功能——文本的语音，这就意味着可以让EXCEL开口说话了。 对于需要大量数据录入的工作，比如单线材料录入，语音功能可以帮助录入者检验所录入数据的准确性，让耳朵加入工作，会比只使用眼睛轻松的多。在使用该功能时，可以指定一个单元格区域让EXCEL朗读，也可以设置每录入一个单元格就能听到结果。 单击菜单“工具”→“语音”→“显示文本到语音工具栏”就可以启用该功能。在该工具栏上可以对朗读的方向和范围及每录入一个数据就马上听到语音结果进行设置。如下图所示： 当然，该功能在很多情况下没有和EXCEL被一同安装，对于这种情况，可以根据提示使用安装光盘进行手动添加。 1.8快速录入部分相同数据 在录入比较长的数据，且前半部分为相同的字符时，比如录入“TCC-201-3100-PT-001”、 “TCC-201-3100-PT-002”，可以使用单元格格式设置来完成。在需要录入数据的单元格里面只录入001、002就能实现单元格数据为“TCC-201-3100-PT-001”、 “TCC-201-3100-PT-002”。具体操作见下图： 2数据有效性技巧 2.1在单元格中创建下拉列表 利用数据有效性可以在一个单元格中创建一个下拉列表，选定该单元格，就会在单元格的右侧出现一个倒三角的箭头，单击箭头，就会出现一个下拉列表，单击其中任何一项，该项内容就会被输入到该单元格中。如下表： 利用下面步骤可以实现上述效果：在一个连续单元格区域中输入列表中的项目，如下图所示： 单击菜单“数据”→“有效性”，在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，在“允许”下拉列表框中选择“序列”项，在“来源”框选定输入列表的单元格，勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，这样就能实现在单元格中创建下拉列表了，如下图： 如果列表的内容较少，可以在“来源”框中直接输入相关数据。 使用该功能，可以极大地提高对需要经常录入固定数据的单元格的录入速度，比如探伤委托单上一些工号、探伤比例、焊接形式等。 2.2限制重复值的录入 在大量录入数据时，避免录入重复的数值，是平常工作中经常遇见的事情，比如在制作管线目录时，为确保管线的唯一性，可以把每条管线号作为一个关键字来限制录入。方法如下：加入需要在A2：B11区域内输入管线号，单击A2单元格并拖动光标到B11以选定区域A2：B11，单击菜单“数据”→“有效性”，在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，找到“允许”下拉列表框中选择“自定义”项，在公式框中输入“=COUNTIF($A$2:$B$11,A2)=1”，然后勾选“忽略空值”复选框，单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，现在任何重复的管线号都不能在A2：B11区域内被重复录入，如下图： 上述情况是EXCEL针对同一个关键字来限制重复录入，如果在录入焊接记录的时候，需要在每条管线中不得出现两个同样的焊口号，就需要使用EXCEL的针对“双关键字限制重复值”的功能了，假如需要在A2：B20区域内完成此操作，具体方法如下：单击A2单元格并拖动光标到B20以选定区域A2：B20，单击菜单“数据”→“有效性”，在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡中，找到“允许”下拉列表框中选择“自定义”项，在公式框中输入“=SUM(N($A2|$B2=$A$2:$A$11|$B$2:$B$11))=1” 然后勾选“忽略空值”复选框，单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框，现在任管线号的重复焊口都不能在B20区域内被重复录入，如下图： 上述公式实际是一个数组公式，数组公式如果没有被应用于工作表中，是不用带花括号的（数组公式后续有介绍），此公式的含义是将活动单元格所在行的A列单元格与B列单元格组合，然后与其他行的A、B列单元格组合相比较，判断内容是否一致，最后合计内容一致的次数，如果次数为1，则表示没有重复的组合，反之则提示错误。 2.3多级选择录入 在许多信息系统的数据录入中，都存在多级选择的功能，即先选择某录入大项后，再选择录入此属于此大项的小项，这是一个非常有用的功能，比如在制作无