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会议管理 会前筹备 一、会议筹备方案的拟订 1、会议筹备方案的内容；（1）确定会议的主题与议题，（2）确定会议的名称，（3）确定会议的议程，（4）确定会议的时间和地点，5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要，6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作，7、确定会议与会代表的组成，8、确定会议经费预算，9、确定会议住宿和餐饮安排，10、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工 2、会议筹备方案的作用：（1）确保会议的周密组织，（2）确保会议服务质量和沟通协调到位，(3）、确保领导的意图得以贯彻执行 3、电话会议及视频会议的知识： （1）电话会议：电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。★电话会议交流信息的特点：方便灵活、准备时间短，回复迅速，花费最少，★★电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。★★★为了提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式，如传真，电子邮件，增进信息的传输与交流。★★★★适用于分公司不远、规模不大的企业。 ★★电话会议信息工作的要求：准确发出开会信息、认真分发会议书面信息材料、合理安排会场信息传输设备、按时接通电话、互相、通报出席情况、做好会议记录 (2)视频会议：1）视频会议的特点：①实现了声音和图像同时传送、②打破了空间的限制、③节省时间和费用、④交流效果好、⑤视频会议的局限：初始准备时间较长，初始投入成本较高，交流不够深入广泛 2）视频会议信息工作的要求：①发出开会信息 ②分发文件信息资料 ③布置会场：主会场和分会场都要悬挂会标，突出会议主题，同时便于电视宣传报道 ④设置与检查会场信息传输设备 ⑤做好会议信息准备 ⑥采用先集中后分散的形式 ⒋远程会议筹备方案的特点：⑴远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点 ⑵远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、参加会议人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等 ⑶会议程序、议程及其他资料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论 ⑷远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求 5、会务机构分工的要求：⑴要根据会议的规模和类型组织人员队伍 ⑵会务机构要分工明确，责任到人 ⑶加强协调，定期沟通 6、会议筹备方案的制定工作程序：⑴组建会议筹备委员会、⑵分成筹备小组 ⑶形成筹备方案 ⑷领导审核方案 7、注意事项：⑴会议准备工作的基本要求：①充分 ②周密 ③安全 8、会议座位安排的方法：⑴较大型会场的座次安排可采取大小方形和半圆形，大小方形适合于大型的代表会议、纪念性会议、布置工作会议等，小方形中就做的是领导者，大方形中就做的是与会人员 ⑵中小型会议的座次安排：一些中小型的办公会、专题会、研讨会一般在会议室或临时设置的会客室进行，可摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等，这些形式可使与会人员坐得比较紧凑，便于讨论和发言 9、主席台座次安排：⑴依职务高低和选举的结果安排座次，植物最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列⑵为工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座 ⑶在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签 二、检查会务的筹备情况 ⒈会务筹备情况检查的主要内容 ⑴会议准备是否充分 ⑵会议期间能否排除各种干扰 ⑶环境条件与用品准备 ⑷文件材料的准备情况 ⑸会场布置情况的检查 ⑹会议保卫工作的检查 ⑺检查的其他内容 ⒉会务筹备情况检查的方法 ⑴听取会议筹备人员的汇报：会议开始之前，人财物各方面都要准备好。因此，会议主办方的有关领导或筹备委员会的上级领导要提前与会议的筹备人员进行沟通，并听取他们的汇报，以便给予会议筹备人员以必要的指导 ①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题 ②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效 ③选择的汇报时间一定要正当其时，太早或太晚都不能达到良好的效果 ④对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时地调整和加强。因此，汇报之后的催办和落实是应该注意的问题。 ⑵会前的现场检查 ①确保所有事项都条理清晰。登记资料和其他相关信息，应使各种人都能读，可考虑使用音频磁带、用盲文印刷、提供大号字印刷材料 ②注意气味 ③设立入场登记台 ④佩戴徽章、名牌 ⑤准备接待休息室 ⑥安排接待、服务人员 ⒊工作程序 ⑴开会检查的程序：①会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并由各个筹备小组将检查结