第21届上海华交会现场的管理方案.docVIP

2015年第21届上海华交会现场管理方案 一、展会开幕式现场管理： （1）展会现场布置 ： 布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据华交会对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。需安排好以下几个方面的内容： 1.展会开幕现场 需要布置好开幕背板、门楼或展会横幅，并在背板上写上展会名称，开放时间，展会的主办、承办、协办等办展单位的名称等（见背景板设计图）。布置好现场空飘气球和现场广告牌（见现场空飘气球设计图及式样），还要按表演的需要布置好表演的场地（见舞台设计方案及图纸）。开幕式现场要布置得庄严隆重，气氛营造要符合展会定位的需要（见开幕式现场舞台设计图）。 2.展馆序幕大厅 要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广海报；展会相关活动的地点，时间，路线等告示牌等，复杂路口及交叉路口设专人引导（见上述书面设计图）。 3.展会各展馆 搭建各参展企业的展位，布置好各展馆的展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及展位号一览表及名录牌，安全通道示意图，这样有利于观众参展（见图纸）。 （2）展台搭建管理 参展商报到之前，主办方应督促主场搭建商做好两项工作：一是按图纸做好站台区域的地线划分工作、表明展台号；二是按图纸搭好现场服务办公的场所。 展台搭建结束，交付时的管理工作按展台类型不同分为两种： 一是标准展台。主办方应督促主场搭建商在规定期限内交付标摊，并验收是否符合要求。比如，展台尺寸是否正确、楣板上的公司中英文名称是否正确、展台号是否正确、展台内的家具是否如数到位等。 二是特装展台。由于特装工程比较复杂，对水电方面要求高，因此要特别督促搭建方规范施工。所有的施工人员必须具备相应的上岗证书。 （3）VIP（very important person) 接待： 对于重要贵宾和演讲人还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。在嘉宾和演讲人的休息室或会客厅配备茶水、点心或咖啡，放一些有关展会的介绍资料。如有必要还可以为其配备专门的服务人员或翻译。提前预定住宿酒店。 （4）媒体的接待和管理 ： 在展会现场开辟一定的区域作为展会的新闻中心，配备相应的设施。 展会安排专人负责新闻记者的接待和联络工作，展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系。 展会要有意识的组织、引导和安排新闻媒体对展会进行报道，为各媒体提供必要的展会资料。对参访所得的资料要加以收集、分析、整理。 二、会展布撤展与现场管理： （1）参展商的现场管理工作： 展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。 ?? 展中，主办单位为展商提供增值服务，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。 ?? 展后，主办单位对参展企业即时走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。 1、布展 2、配备展台的工作人员 3、贸易洽谈 4、情况记录 5、其他相关宣传推广活动 6、信息收集工作 7、细节管理注意事项 8、应急处理小组 （2）观众登记和入场管理： 观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。 为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。 1、预登记 2、现场登记 3、信息收集 4、导引与通道维护 5、告知观众展会日程 6、现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等） 7、应急处理小组 （3）参展观众的统计 1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计 （4）撤展管理 1、展位的拆除 2、参展商租用展具的退还 3、参展商展品的处理和回运 4、展品出馆控制 5、