4.2数据录入精读.pptx

2 建立Excel工作簿与输入资料 建立新文件及工作簿视窗的操作 在单元格输入资料 资料的显示方式与调整单元格宽度 选取单元格的方法 快速输入出现过的资料 快速填满相同的内容 自动建立等差、日期及等比数列 工作表的操作 存储文件 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作 2-1-1 建立新工作簿 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。 启动Excel就会建立的新工作簿 你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”按钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2…来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。（后面章节会介绍） 2-1-2 切换工作簿视图 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。 切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。 文档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿 显示Excel中所有已开启的工作簿 按一下即可切换至此工作簿 2-2 在单元格中输入资料 2-2-1 认识资料的种类 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。 可计算的数字资料：由数字0-9及一些符号（如小数点、+、-、$、%...)所组成，例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料，只不过会含有少量的文字或符号，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日…等。 不可计算的文字资料：包括中文字样、英文字元、文数字的组合（如身份证号码）。不过，数字资料有时亦会被当成文字输入，如：电话号码、邮递区号等。 2-2-1 输入资料的程序 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。 首先是选取要放入资料的单元格，例如在B2单元格按一下: 输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明： 在B2单元格 按一下 状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料 输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮 输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中 状态由就绪变成输入 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。 2-2-2 在单元格中输入多行资料 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。 在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。 插入点移到第二行了 其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。 单元格的行高会自动调整 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。 2-2-2 清除单元格内容 如果要清除单元格的内容，先选取需要清除的单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度 Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会考左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“###”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如何显示。 当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断 当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边 单元格太窄，数字会显示成#字 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。 调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。 2-4 选取单元格的方法 2-4-1 选取多个单元格 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。 假设我们选取A2到D5这个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。 先点选A2单元格 按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格 2-4-2 选取不连续的多个范围 如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取