内部控制学销售和收款循环案例分析.docVIP

销售和收款循环例分析 上海新华工业有限公司2008年5月20日在例行对账检查时，发现5月15日销售饲料添加剂过程中，出现了销售调拨单及销售单真实但财务专用章和增值税专用发票伪造的现象，结果公司的价值150万元的30吨产品被骗走。2008年5月30日，新华公司查明了该事故的原因，具体情况如下：（1）某人假冒公司老客户的名义，到公司销售部门开具了真实的产品销售拨单，使用伪造的财务专用章及增值税专用发票，私盖印章，然后到销售部门盖销售章，最后到储存仓库提货，导致事故发生。（2）利用财务部门、销售部门、仓储部门在不同的办公地点办公地弊端，进过长期的预谋，使用假牌照的报废车作案。骗过了公司财务部门收款开发票关、销售部门对接关、储运部门发货核对关，保卫科车辆出入口验收关、公司门卫查证关。要求：请分析说明该公司在销售和收款循环中内部控制的缺陷。 此问题的关键问题在于销售调拨单及销售单的开具及审批程序设计无效；一、开具销售调拨单的控制 公司未采取任何核实措施即开具销售调拨单及销售单，是导致销售真实性控制目标失效的关键因素之一。 建议：公司开具销售调拨单之前通过，与客户采购部门电话沟通，要求客户提供采购申请传真函。二、销售审批环节 公司销售审批环节的内部控制设计不合理，仅通过由客户拿来的增值税专用发票并认可，不足以防止私盖印章的风险事件发生。 建议：销售章的加盖前提，是销售部门根据客户提供的增值税发票（发票联、及抵扣联）与来自财务部的增值税发票记账联核对一致，并核对财务部提供的收款记录。 三、发货环节 3.1仓库发货，仓储部门必须核对两要件：1.销售单的真实性，即必须将客户提供的销售单与销售部部门送达仓储部门的销售单核对一致（此例因销售单为真实，因此此控制已因销售部门失职而失效），2.检查是否已收款及开票、必须将客户提供的发票信息与财务部门提供的信息核对一致才可发货（此例为发货控制失效的关键环节）； 3.2保卫科 保卫科对于这种故意诈骗舞弊行为，一般比较难以控制，因此车辆出入验证照环节，对假车牌难以识辨，但保卫科对于报废车辆照样放行，如公司对保卫科岗位职责中未明确要求其验明车辆外观是否明显属于可疑车辆范围（报废、与公司不符、改装等），证明公司保卫科执行失效。 3.3 门卫查证关 门卫查证一般检查货物放行的证件，及是否与车辆牌号及所载货物等一致。对于这种故意诈骗舞弊行为，门卫查证关对此项风险是难以控制的。这种查证控制，对于装运错误，即货物装运至非正确的车辆比较有效，对此种故意行为难以控制。 四、核心内部控制缺陷 信息与沟通存在重大内部控制缺陷 4.1、销售信息并未立即传达至财务部门； 4.2、此设计导致装运部门向财务部门核实收款情况的方式难以控制故意舞弊风险； 4.3、发货环节内部控制程序设计失效（必须取得财务部传递的单据才可发货，仅通过客户提供的数据，不足以控制发货给不真实的客户的风险）；、五、建议  5.1销售单连续编号 5.2销售单一式四联（一联销售部门留底，一联送财务、联送仓库、一联送门卫） 5.3参与销售的员工提高风险防范意识，建议各岗位内部控制要点 5.4信息化建设是（平衡长短期利益，投资建设ERP系统，以销售单为唯一编号，各流程审批执行的前提必须满足设定条件才可审批或执行。） 反映出公司例行检查比较机械化，发生问题时才能看到问题，在未发生问题前，风险意识不强，建议公司内部监督机制由事务监督向事中控制及事前控制导向并过渡。 根据此案例上述有限的资料，其销售与收款循环，即使不发生上述事故，其内部控制体系的设计是不合理的。