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公文時效管制VS. 電子公文系統 文書組 99.08.18 本校公文時效管制發展歷程 76年7月依教育部台秘字第28633號函規定，開始實施公文時效管制。由文書組每月製作未歸檔清冊進行稽催，並將稽催成果報部核備。 95年4月，因公文系統未具備稽催功能，故暫停稽催。 98年3月由本校電子公文系統自動發電子郵件進行通知。 98年7月依教育部函轉行政院研究發展考核委員會會管字第0982360528號函辦理。為加強培養機關、學校各級人員文書流程管理正確觀念，建立公文檢核制度及實施定期或不定期檢核，以提高公文處理品質。 99年3月由文書組配合本校電子公文系統就逾期未結案公文進行電話催辦。 99年5月21日第17次行政會議通過「國立交通大學公文時效管制作業要點」。 99年8月18日舉辦「國立交通大學公文時效管制作業要點」實施說明會。 99年8月～12月底，為試辦期間。 100年1月份開始，正式實施。文書組於每月中旬製作各項統計報表提供秘書室於行政會議中報告本校公文時效管理實施成果。 如何利用電子公文系統控管公文流程 承辦人 ? 『個人資訊』 建立電子郵件帳號 ? 『承辦未結案件』 公文流程控管1，2 ? 『待處理公文』 申請改分 ? 『承辦未結案件』 申請展期 ? 『代理設定』 請假前，務必要設定職務代理人 ? 『公文查詢』或『舊檔查詢』 申請調閱 單位登記桌 ?『個人資訊』 建立電子郵件帳號 ? 『待處理公文』 對於來文、會辦公文，應即時分送承辦人 非本單位之公文，應即時提請改分 ? 『單位未結案件』 對逾處理時限之公文，查催承辦人及提報單位主管 ? 『第三類公文』之E-mail通知 轉寄第三類公文予單位內業務相關人員 『代理設定』 請假前，務必設定職務代理人 主管 ? 『個人資訊』 建立電子郵件帳號 ? 『單位未結案件』 主動督導承辦人，依限處理公文 ? 『待處理公文』 審核或核定公文展期申請、公文改分申請 指導公文處理原則及方法或適當調配人力 ? 『代理設定』 落實職務代理制度 公文處理期限（一） 公文處理時限（二） 公文處理時限（三） 申請改分1，2 操作步驟 點選『待處理公文』 點選改分申請 填寫改分原因，儲存 至待處理公文，點選改分申請單，核章後送出 行政流程 第一次改分：申請人→單位主管→一級單位主管 第二次改分：申請人→單位主管→一級單位主管→校長或授權代理人 公文申請改分時，應及時提出，以免耽誤公文處理時效 為免耽誤公文處理時效，經第二次改分之承辦單位不得拒絕辦理 申請展期，1，2 操作步驟 點選『承辦未結案件』 點選展期申請 填寫展期原因及預訂展期天數後，儲存（產出展期單序號） 至待處理公文，點選展期申請單，核章送出 行政流程 10天以下：申請人→單位主管 10天～30天：調閱申請人→單位主管→一級單位主管 30天以上：調閱申請人→單位主管→一級單位主管→校長或授權代理人 注意：申請展期應於辦理期限內提出，且只限二次， 承辦人應審慎填寫須展期之期限 申請調閱1，2 操作程序 點選『公文查詢』或『舊檔查詢』進行查詢 點選公文文號 提出調閱申請、儲存（產出調卷單序號） 至『待處理公文』點出此調閱申請單，核章、儲存、送出 調閱流程 公文影像檔：調閱申請人→單位主管→業務單位主管→申請人 紙本公文：申請人→單位主管→業務單位主管→檔管人員→調閱申請人 紙本調閱期間為15天，即須還卷。逾期時，系統將會自動發送稽催還卷通知。 報表功能 承辦人報表（個人） 個人承辦案件清冊 承辦人歸檔送件清單 公文時效統計明細表 逾期未結案稽催單 已結案未送歸檔清單 單位登記桌報表（單位內人員） 個人承辦案件清冊 年度單位承辦／會辦統計表 公文時效統計明細表 逾期未結案稽催單 已結案未送歸檔清單 主管報表（單位內人員） 個人承辦案件清冊 年度單位承辦／會辦統計表 公文時效統計明細表 逾期未結案稽催單 已結案未送歸檔清單 公文使用天數明細表 稽催人員報表（全校各單位及個人） 個人承辦案件清冊 年度單位承辦／會辦統計表 案件流程紀錄表 公文時效統計表 逾期未結案稽催單 未結案件明細表 已結案未送歸檔清單 公文時效統計明細表 展期公文清單 公文使用天數明細表 稽催統計表 常見的問題 影響公文處理時效因素（一） 沒有接到電子郵件通知 應儘速於個人資訊中建置電子郵件帳號 未注意各類別公文之處理期限（0990010637） 接到公文時，應先瀏覽卷宗資訊中之限辦日期 非本單位公文，逕自積壓，而未及時提出改分申請，影響公文處理時效 對於收文人員分送之公文，應及時確認。若確非本單位公文，應及時提出改分申請 未依處理期限落實公文時效管制 對於無法於規定期限內辦結之公文，應先