浅谈计算机在农机监理档案管理的应用.PDF

科技创新与应用 12013年第28期 信 息技 术 浅谈计算机在农机监理档案管理的应用 王国威 (安徽省蚌埠市固镇县农机监理站，安徽 蚌埠 233700) 摘 要：随着计算机的普及和应用，运用计算机成为档案管理工作发展的方向，档案管理工作中电子计算机技术的广泛应用，为 其提供了新的有力的技术保障，使得档案管理工作更加简便、快捷。为了适应农机监理档案工作规范化、现代化的客观要求，运用 计算机进行档案管理成为农机监理工作发展的一个新的方向。 关键词：档案管理；计算机技术；应用 当今社会处于信息技术高速发展的数字化时代 ，电子计算机技 案管理人员的工作强度。针对电子文档易删除、易改动的特点，制定 术也在档案管理工作中得到了普及和推广，设备逐渐提高档案管理 措施妥善保存电子文档，使电子文档和纸质档案一样得到科学保管 现代化，以计算机技术为用于农机监理档案管理工作的核心信息处 和有效利用。 理技术。档案管理电子化、信息化是信息社会对档案工作的必然要 一 是要对现有的农机监理档案管理人员进行计算机技术培训， 求，也是农机监理档案管理工作科学、规范化的有效途径。 使他们适应信息化时代的来临以及档案管理信息化，数字化环境所 1运用计算机技术管理档案是今后档案管理工作的必由之路 带来的挑战，要求档案专业技术人员必须具备计算机、网络、多媒体 随着档案管理工作的不断加强与 日趋规范，档案管理工作面临 等现代化技术知识 ，这对档案专业技术人员的素质提出了更高要 许多亟待解决的问题，文件和档案的数量增加，档案的保管和利用 求。培养和造就一批电子档案管理人员，既熟练地掌握档案工作的 带来了不少的困难。落后的管理，直接或间接地影响到这些文件的 基本原则和方法，还要熟练地掌握网络信息技术、电子计算机软硬 质量 ，只有依靠 电子档案管理，有效地解决了利用计算机技术和手 件技术、数字通信技术等。 段。 二是建立现有的农机监理网络办证系统与农机监理档案管理 计算机技术的应用，使用帧存储和 目录管理，档案管理，不仅 占 衔接系统。由于现有的农机监理网络办证系统开发的较早，没有建 用大量空间，访问，使用极不方便；在这些传统的固有的，纯粹的纸 立农机办证系统档案管理电子输出接15，使农机监理档案的电子化 质档案管理成本高，效率低，易损坏等矛盾 日益突出。显然难以适应 建立有一定的困难．这个问题只要软件开发公司对现在的农机监理 信息爆炸和档案管理的有效需求，只有大的数据文件从以前的文章 办证系统进行必要改进和升级，这个问题就很好解决，解决后就能 形式发展为电子文档通过，计算机技术在档案管理中的应用，是解 大幅提高农机监理档案管理效率和档案的电子化要求，为今后的农 决这些矛盾的最佳途径。 机监理档案管理 电子化打下坚实的基础。 2档案管理工作中电子计算机技术的运用 三是建立健全电子文档 日常管理制度。做好农机监理档案电子 计算机技术的广泛应用，基于人工管理根本改变了传统的文件 档案管理工作，我们必须首先建立电子文件的归档解决方案，按照 管理方法，逐步过渡到采用先进技术。把传统的文字档案进行电子 国家职业标准电子文档管理，结合 自身特点和实际的电子文档管 化处理，使 电子计算机能识别和处理，并依靠现代的网络技术，通过 理，提出了具体的规范措施可行的实施和管理制度，形成了一套农 计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电 业电子报税系统有效的监督，使档案的归档工作规则。 子信件、电子报表、电子图纸等。档案管理应用计算机技术主要适用 四是重视档案管理网络系统的建设．农机监理档案电子化管理 于档案整编、检索、统计及查阅等业务。电子计算机技术在档案管理 后只有通过信息网络系统才能最大限度的发挥电子计算机系统在 的应用主要体现在以下方面： 档案管理中的优势，使相互的部门和单位在信息共享，传送及查找 一 是用计算机编制档案检索工具，以著录项 目组成档案机读 目 时做到瞬间完成，极大地提高的农机监理档案管理效率。