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口頭報告的方法 口語報告 (專業演講) 鄭先祐(Ayo) 國立台南大學 環境與生態學院 院長 環境生態研究所 教授 口語報告 (專業演講) 「溝通」是相互的「告之」和「被告知」的過程；同時亦有「相互瞭解」的含意。 假若沒有「瞭解」，就沒有「溝通」。 「口頭報告」往往可有較好的「溝通」，比「寫作」更好。因為： 第一，「講者」通常可以接受到「聽眾」的立即反應。「聽眾」亦可獲得「講者」的第一手回應。 第二，許多事情的決定，往往都要取決於一次的「口頭報告」。 § 講者的「可信度」(credibility) 第一，對主題的「認知」程度，是最重要。 第二，是「信任」(trust)。 第三，是「互動」(dynamism)。 演講者的重要特質 專精：對主題的了解程度、保握核心(重點) 可信：如何建立可信度？主持人的轉移， 自己真誠的表達？ 活力：熱忱、接受訊息、反應訊息、自然互動 魅力：專業的程度、自然的程度、舒適的程度 (順眼) 口語表達的原則 目光 (eye contact)：均勻分配、短暫停留、涵蓋全體 聲音：快慢強弱，具有適當的變化 身體與手勢：自然、不要退卻，也不要造成壓力。不要懦弱，但也不要有優越感。 重複：時間只能用30%新的知識，有70%做說明。 停頓：善用停頓，可有吸引力的效果。每個新的開始，會有新的吸引力。 互動：活力的表現。 克服溝通的恐懼：PIER Prepare：充分的準備 Idea：專注意念 Experience：增加經驗 Relax：放鬆身心 收縮放鬆 有依靠，有保握，舒適 自我對話：最壞的情況，緊張的最高點 (接近演講的開頭) 將會過去。 克服溝通恐懼的撇步 找到友善的臉： 使用視覺輔助品： 建立親善關係：表達友善、讚許、同理 發展自己表達的順序：思考的順序 時空 (按時間順序、按空間的順序)、 升降、因果、 動機順序(注意→需求→滿足→想像→行動) § 溝通的「障礙」(barriers) 使用「專門術語」是許多專家常犯的毛病。 使用一些可能對不同人有不同含意的名詞，這是另一個溝通上的障礙。 譬如說：「........當國會沒有給我們經濟資源，讓我們有資源可作事的情況下，我們有困難去管理你們的資源。」 這裡的「資源」到底是什麼？ 演講地點的環境亦是相當重要。 聽眾的注意力是重要的因素。 聽眾的文化，社會，和受教育的情況，亦是須要考慮。 § 演講的階段 可分為四個階段： 規劃、 準備、 演講、 評價。 一、規劃 (planning) 選擇適當的「題目」，寫出貼切的一段敘述，說明這個「目的」。 瞭解聽眾的性質。包含：教育程度、相關知識、職業，等等。 及早整理出綱要，匯整和製作圖表。 選擇，並列出演講所須的視聽設備，以及準備「講義」。 必要記得排定演講的日期，且要有充足的時間作準備。 3P的分析 People (聽眾) ：聽眾是誰？ Purpose (目的) ：聽眾的目標 Place (場地)：最合適的場地 演講的目的 告知：講五遍了，怎麼還是不懂？ 說服：知道了，怎麼不去做？ 娛樂：笑完了，然後呢？ 聽眾的分析 背景分析：年齡、性別、教育程度 心理分析：主動 vs. 被動，友善 vs. 不友善 聽眾順應：多數 vs. 全部，使用主線vs. 副線 主線的溝通：理性的、知性的，與大腦打交道 副線的溝通：感性的、自然的，與感覺打交道 二、準備 (preparation) 製作一個演講大綱， 準備「簡歷」，讓主持者對你，可有較正確和完整的介紹。 準備適當有效的視聽教材，而且應事先練習使用。 圖表要簡單，字與圖都要夠大，且清晰。 須要一再「排演」練習。 於正式演講之前，必要先確定這些「設備」已有準備好。 三、演講 (presentation) 檢查自己的外表。必要有「專家」的外表。這是聽眾對你的第一印象。保持「輕鬆」，才是「專家」的表現。 必要在「燈光」關掉看「幻燈片」前，先作「前言」的說明。 幻燈片，最好是由自己控制。 於演講前，最好請主持人對聽眾作介紹，特別是對新的聽眾。 必要維持自己的眼光在聽眾上。 三、演講 (presentation) 當使用「指點棒(器) (pointer)」時，不要一直握在手上，更不能亂揮。 避免一些習慣性的怪動作。 維持「熱忱」。不要有「沉悶」的態度。 注視聽眾的反應。「幽默」的運用，是消除「緊張」的有效方法。然而，幽默應要貼切，且不可「太過」。 保持講演的「時程」。 演講的開頭 引起注意：幽默、故事、懸疑、重要 建立關聯：跟你有關 建立信度：我值得你聽 預告重點：建立了解的架構 演講的結尾 提示即將結束 「最後」，這有提神的吸引力 摘要與複習重點 彙整，顯現專業的能力與傳達的成效 留下餘韻 值得品味 問題與討論 * * Ayo 台南站：.tw/~hycheng * *